Fengselsansatte fikk ikke lønn
Uteblitt lønn. Feil lønn. Problemene har stått i kø etter at Direktoratet for økonomistyring tok over lønnsutbetalingene i Kriminalomsorgen.
SMILER TAPPERT: – Vi føler at vi er tilbake på 1980-tallet. Vi må skrive inn i blanketter som ligger i personaldatasystemet, printe ut og så skanne før vi sender det til Kriminalomsorgsdirektoratet som videresender til Direktoratet for økonomiforvaltning, forteller lønningsmedarbeider Bernt Ove Brattetveit i Åna fengsel. I januar måtte de sende alle skjemaer med papirpost. Ekstraarbeid og frustrasjon, oppsummerer han. –?Vi håper at vi slipper KDI-leddet, og kan fylle ut skjemaer direkte til DFØ og sjekke med deres system direkte, sier han.
(Åna fengsel:) Jan Inge Haga
yngvil@lomedia.no
– Det er lønnsmedarbeiderne på jobben vi går til når noe er rart med lønnsslippen. Det har de som jobber med lønn i fengslene særlig fått merke etter 1.januar, forteller tillitsvalgte i kriminalomsorgen.
Da overførte Kriminalomsorgen ansvar for lønn- og regnskap fra Kriminalomsorgens regionkontorer til Direktoratet for økonomistyring (DFØ), etter krav fra Administrasjonsdepartementet.
Lønnsmedarbeiderne i fengslene fikk ingen opplæring i de nye rutinene før etter at omleggingen var et faktum, og ennå har ikke alle fått kurset.
Lønnskluss
Ifølge Kriminalomsorgsdirektoratet (KDI) fikk 43 ansatte forsinket lønn i januar, av alle de 5500 som jobber i etaten.
– Vi kan ikke annet enn å beklage til våre ansatte. De fleste fikk utbetalt lønn i løpet 3-5 dager, opplyser Jan-Erik Sandlie, assisterende direktør i KDI.
Lønnsansvarlig Berit Bjørnevik i Ullersmo fengsel, forteller om en vikar som fikk lønn to uker for sent.
– Han hadde ikke penger til mat eller hus, og var veldig fortvilet. Det tok 14 dager før han fikk pengene sine.
Mer trøbbel
Thomas Engebretsen, tillitsvalgt i Norsk fengsels- og friomsorgsforbund på Ullersmo, forteller om ansatte som har fått flere tusen kroner for lite i lønn, fordi tilleggene deres har falt ut av systemet.
Lønnsmedarbeider Bernt Ove Brattetveit i Åna fengsel forteller om en vikar som ikke har fått lønn i det hele tatt siden desember.
Stein-Olav Erlandsen, NFFs regionstillitsvalgte i region nord, forteller om en fengselsbetjent som ikke fikk lønn i det hele tatt i januar. Han understreker at alle ansatte har fått beskjed om å ta kontakt direkte med Kriminalomsorgsdirektoratet hvis de oppdager feil ved lønnsutbetalingen sin.
NFF har sendt krav til KDI om at alle NFF-medlemmer som ikke har fått lønna i tide, får utbetalt forsinkelsesrente.
– Syv skal kontrollere 5500
Etter at DFØ tok over lønnsutbetalingene er systemet blitt slik: Lønnsmedarbeiderne i fengslene sender all informasjon om lønn, tillegg og trekk til økonomiavdelingen i KDI. De skal kontrollere, og sende videre til Direktoratet for økonomistyring.
I Kriminalomsorgsdirektoratet har syv ansatte både ansvar for å kontrollere regnskap til alle enhetene i Kriminalomsorgen og alle opplysninger om lønn, sykepenger og reiseregninger til de 5500 menneskene som jobber i Kriminalomsorgen.
– Økonomiavdelingen i KDI har nok ikke tilstrekkelig bemanning til å ta i mot den enorme mengden med info de får hver måned, mener Bernt Ove Brattetveit. Han er en av to ansatte som jobber med lønn i Åna fengsel.
I mars skal ytterligere to begynne å jobbe med lønn og regnskap i KDI.
– Når arbeidsmengden stabiliserer seg og de nye prosessene er innarbeidet, skal bemanningen være tilstrekkelig, men dette følger vi fortløpende, sier Sandlie i KDI.
Tilbake til 1980
Det kan virke som det er lønnsmedarbeiderne i fengslene som lider mest av oppstartfasen til det nye systemet.
– Vi bruker rundt 20 ulike typer skjemaer nå, og vi gjør som på 1980-tallet: Vi må fylle inn navn, personnummer og ansattnummer i et skjema, så skrive inn endringer, deretter printe ut. Så må vi få underskrevet av budsjettansvarlig, så skanne og sende elektronisk til KDI. Vi har fått vite at dette systemet er permanent, Berit Bjørnevik i Ullersmo fengsel.
– I januar måtte vi sende skjemaene til KDI med papirpost. Nå skanner vi og sender elektronisk, sier Bjørnevik.
– Vi «jobber med huet under armen og armen i bind». Det er et kaos av papirer. Vi prøver å finne ut av hvordan vi skal fylle ut, det er mange nye koder vi ikke kan. Vi ber om hjelp fra KDI, men der er det altfor lite folk og vi får ingen svar. Vi har ingen oversikt over noe. Vi har frist i dag for alt som skal med på marslønna, men det kan skje veldig mye før 12. mars når lønna skal ut til de ansatte. Det er altså tre uker fram til lønningsdag og vi har ingen mulighet til å legge inn endringer. Tidligere kunne vi som jobber i større fengsler rette eller legge inn endringer fram til dagen lønna ble kjørt.
– Det er veldig tungvint slik det er nå, sier både Bjørnevik og Brattetveit.
– Noe tungvint
– Vi erkjenner at enkelte prosesser kan virke noe tungvinte, men vi mener at overgangen til DFØ har gitt oss nye og forbedrede systemer, spesielt innenfor regnskapsområdet. Så vil vi jobbe videre med blankettflyten for å gjøre den mest mulig effektiv. Et viktig steg er at etaten nå har like og standardiserte blanketter, noe vi ikke har hatt tidligere, sier KDIs Jan-Erik Sandlie.
Han opplyser at lønn og regnskap koster Kriminalomsorgen like mye som før DFØ tok over disse oppgavene.
Vi venter på kommentar til saken fra Direktoratet for økonomistyring.
Konsekvenser for de fengselsansatte:
Noen ansatte har fått lønn flere uker for sent.
Noen har fått for lite lønn.
Noen har ikke fått tillegg de har krav på.
Noen er trukket dobbelt for enkelte trekk.
Noen som har sluttet har fått lønn for arbeid de ikke har gjort.
Ansatte faller ut av datasystemet.
Reiseregninger er ikke blitt refundert.
Ingen turnusansatte er trukket for skifttillegget som skal til pensjonskassen.
Situasjonen for lønnsmedarbeiderne:
Fikk ingen opplæring i det nye systemet før det ble satt i gang.
Får ikke lagt inn timer nye vikarer jobber, fordi de ikke er lagt inn i DFØs datasystem.
Sender feilmeldinger til KDI, men feilene blir ikke rettet opp før flere purringer.
Sender endringsskjemaer om for eksempel permisjon til KDI, men får ikke tilbakemelding om at endringene er videresendt til DFØ.
Reiseregninger skal fylles ut elektronisk, mens kvitteringene skal sendes med papirpost.
I Kriminalomsorgsdirektoratet:
Syv ansatte har ansvar for å kontrollere både enhetenes regnskap og opplysninger om lønn, sykepenger og reiseregninger til 5500 personer som jobber i Kriminalomsorgen, og regnskap - hver måned.
Å jobbe med lønn er nesten som å ha tilgang til de ansattes lommebøker. Vi legger inn og tar ut. Lønna skal være riktig.
Berit Bjørnevik, lønnsansvarlig i Ullersmo fengsel
Tull med kontingenten
Det nye systemet har også ført til at Norsk Fengsels- og Friomsorgsforbund feilaktig har fått inn 100 000 kroner for lite.
yngvil@lomedia.no
– I januar fikk NFF inn 100 000 kroner for lite i kontingent og forsikringsinnbetaling, sier Rita Bråten, nestleder i NFF. I tillegg har alle nye aspiranter som har meldt seg inn i NFF, og som ikke skal betale medlemskontingent til NFF, likevel blitt trukket i sin lønn for februar, opplyser Bråten.
– Det viste seg at mange medlemmer har falt ut av listene vi hadde sendt til Direktoratet for økonomiforvaltning, sier hun.
Etter å ha varslet om dette, mottok NFF en liste på papir over medlemmene som var trukket for kontingent og forsikring. Det gjør det vanskeligere og unødvendig tidkrevende for forbundet å sjekke mot medlemsregisteret.
– NFF har bedt om å få listene elektronisk for å undersøke hvem som er falt ut.
NFF kommer også til å kreve kompensasjon for ekstrautgiftene de har hatt i saken, når de har fått oversikt over omfanget.
– Ifølge personalhåndboka i staten har ansatte krav på forsinkelsesrente hvis lønna blir utbetalt for sent, sier Rita Bråten. Hun har sendt krav til Kriminalomsorgsdirektoratet om at alle NFF-medlemmer som ikke har fått utbetalt lønna i tide, får utbetalt slik rente.
– Uklare rutiner
Jan-Erik Sandlie, assisterende direktør i Kriminalomsorgsdirektoratet, svarer på kritikken mot det nye systemet.
yngvil@lomedia.no
•Tillegg og trekk blir tidvis feil, slik at den utbetalte lønna blir feil.
– Som en del av konverteringen av lønnsdataene fra det gamle til det nye systemet, er det enkelte tillegg og trekk som blir feil. Vi er i ferd med å rette opp feilen. Dersom ansatte får for lite lønn som følge av dette, skal det rettes opp.
•Enhetenes lønnsmedarbeidere får ikke lagt inn timer nye vikarer jobber, fordi vikarene ikke er lagt inn i DFØs datasystem.
– Årsaken er en feil i en fil som overføres daglig mellom to datasystemer. Vi vet hvordan vi skal rette feilen, og jobber med dette i disse dager.
•Vikarer "faller ut" av datasystemet.
– Ved overgangen til det nye datasystemet, tok vi ikke med de ansatte som ikke lå aktive i det gamle datasystemet. De må legges inn på nytt i det nye systemet.
•Enhetenes lønnsmedarbeidere sender feilmeldinger til KDI, men feilene blir ikke rettet opp.
– Rutinene for innsending av informasjon fra enhetene til KDI har vært uklare. Vi har derfor sendt ut et informasjonsbrev til enhetene om at all informasjon om lønn skal sendes til lonn@kriminalomsorg.no. På den måten vil man enklere få en oversikt over innkomne meldinger og systematisk behandle og besvare dem.
•Enhetenes lønnsmedarbeidere sender endringsskjemaer om for eksempel permisjoner til KDI, men får ikke tilbakemelding om at endringene er videresendt til DFØ.
– Vi er klar over at enhetene ønsker tilbakemelding på at endringsskjemaer og andre blanketter er saksbehandlet. Økonomienheten skal innarbeide det i sine rutiner.
DFØ skylder på mangler og dårlig kvalitet på bilagene
DFØ hevder 99,3 prosent har fått riktig lønn. – De resterende 0,7 har fått utbetalt forskudd øyeblikkelig etter at feil ble oppdaget. Feilene skyldes manglende bilag eller dårlig kvalitet på innsendt bilag, sier avdelingsdirektør Bjørn Sæstad i lønnsavdelingen i DFØ.
yngvil@lomedia.no
Bjørn Sæstad poengterer at DFØ foretar tillegg og trekk ut fra lister de får fra Kriminalomsorgen. Han sier DFØ har registrert alle bilag som er mottatt innen fristen før kjøring av hovedlønn.
– I 2013 hadde DFØ ingen avvik. Når KDI har valgt å la DFØ levere lønnstjenester, sikrer de dermed at alle ansatte i fremtiden får rett lønn til riktig tid gjennom et svært robust og utprøvd system, sier han.
Vikarproblemene løst.
Til problemene med at lønnsmedarbeidere får ikke lagt inn timer nye vikarer jobber, fordi de ikke er lagt inn i DFØs datasystem, svarer Sæstad følgende:
– Kriminalomsorgens IT-avdeling stoppet overføringen fra vårt lønnssystem til KDIs interne turnussystem i en periode. Denne skal nå være i orden.
At vikarer faller ut av datasystemet viker ulogisk på Sæstad.
– Ingen informasjon som er lagt inn i vårt lønnssystem faller ut av seg selv, sier han.
Omfattende arbeid.
Sæstad poengterer at KDI og DFØ sammen har gjennomført et svært omfattende arbeid. Blant annet har KDI fått nytt lønnssystem og nytt regnskapssystem, samt innført elektronisk faktura og ny standard kontoplan.
– Innføringen har skjedd i tett og god dialog mellom DFØ og KDIs ledelse, sier avdelingsdirektøren.
Ingen avvik i 2013.
DFØ leverer lønnstjenester til 78,8 prosent av alle statlige virksomheter, tilsvarende 170 000 lønns- og trekkoppgaver hver måned.
– Målet er en feilfri leveranse til alle våre kunder. I 2013 hadde DFØ ingen avvik. Når KDI har valgt å la DFØ levere lønnstjenester, sikrer de dermed at alle ansatte i fremtiden får rett lønn til riktig tid gjennom et svært robust og utprøvd system, framhever Sæstad.
Flere saker
Konsekvenser for de fengselsansatte:
Noen ansatte har fått lønn flere uker for sent.
Noen har fått for lite lønn.
Noen har ikke fått tillegg de har krav på.
Noen er trukket dobbelt for enkelte trekk.
Noen som har sluttet har fått lønn for arbeid de ikke har gjort.
Ansatte faller ut av datasystemet.
Reiseregninger er ikke blitt refundert.
Ingen turnusansatte er trukket for skifttillegget som skal til pensjonskassen.
Situasjonen for lønnsmedarbeiderne:
Fikk ingen opplæring i det nye systemet før det ble satt i gang.
Får ikke lagt inn timer nye vikarer jobber, fordi de ikke er lagt inn i DFØs datasystem.
Sender feilmeldinger til KDI, men feilene blir ikke rettet opp før flere purringer.
Sender endringsskjemaer om for eksempel permisjon til KDI, men får ikke tilbakemelding om at endringene er videresendt til DFØ.
Reiseregninger skal fylles ut elektronisk, mens kvitteringene skal sendes med papirpost.
I Kriminalomsorgsdirektoratet:
Syv ansatte har ansvar for å kontrollere både enhetenes regnskap og opplysninger om lønn, sykepenger og reiseregninger til 5500 personer som jobber i Kriminalomsorgen, og regnskap - hver måned.
