JavaScript is disabled in your web browser or browser is too old to support JavaScript. Today almost all web pages contain JavaScript, a scripting programming language that runs on visitor's web browser. It makes web pages functional for specific purposes and if disabled for some reason, the content or the functionality of the web page can be limited or unavailable.

Slik er de uskrevne e-post-reglene

Etter 15-20 år med e-post har vi utviklet normer for hvordan vi kommuniserer på mail på arbeidsplassen.


15.11.2009
11:41
16.12.2013 11:52

At disse normene eksisterer er hovedfunnet i Karianne Skovholt sin doktoravhandling. Hun har sett på e-postkommunikasjon i arbeidslivet, nærmere bestemt ved å studere e-poster i en intern arbeidsgruppe i et telekomselskap.

– Jeg fant at vi har utviklet spesifikke normer for hvordan vi skriver og samhandler på e-post. Det er for eksempel normer for når vi behøver å svare på en e-post og for når vi sender kopi av e-posten til andre, sier Skovholt til NTB.

Noe på hjertet

I materialet Skovholt gikk igjennom, var det tydelig at direkte anmodninger og spørsmål i e-post krever et svar, eller i det minste en midlertidig respons.

– Hvis vi ikke svarer, kommer det gjerne en purring. Er e-posten derimot sendt som ren informasjon, og særlig hvis den er sendt til mange, behøver vi ikke å svare.

Dette gjelder også om en masseutsendelse inneholder spørsmål.

– Det kan sammenlignes med en som stiller spørsmål i et klasserom eller fra en talerstol. Det er ikke påkrevd at alle svarer, men har man noe på hjertet, er det ok å rekke opp hånden, sier Skovholt, som til daglig er ansatt i Språkrådet.

Gapestokk og seierspall

Skovholt finner det særlig interessant hvordan vi har normer for bruk av kopier:

– Vi plasserer primære mottakere i til-feltet og sekundære mottakere i kopifeltet. De som står oppført i kopifeltet blir på en måte overførere til dialogen i e-posten. Vi vil nok hevde at vi inkluderer flere mottakere i kopifeltet for å informere dem, men påskuddet om at dette er informasjon dekker ofte en underliggende agenda, mener Skovholt.

Grovt sett mener hun at vi bruker kopifeltet for å gjøre e-posten til en gapestokk eller en seierspall.

– Når det for eksempel er snakk om en konflikt kan vi sende kopier til flere for å synliggjøre våre synspunkt for flere eller å synliggjøre andres urimelighet. Kopiene går da ofte til dem vi opplever som våre allierte.

Andre ganger sender vi kopier for å vise oss fram.

– Vi sender kanskje synspunkt og ideer til mange for å vise at det kom fra oss først og for å få gjennomslag hos flere.

Useriøst

Da e-posten for alvor ble tatt i bruk på 1990-tallet var formen mye mer skriftlig og formell enn den er i dag.

– Flere studier understøtter at vi nå har en mer dialogpreget stil når vi sender e-post. Det er for eksempel vanlig å sende korte e-poster, uten hilsen og signatur. Vi bruker også tegn for å uttrykke det vi i en vanlig samtale ville vist med trykk og tonefall. Vi bruker for eksempel utropstegn eller tre prikker på slutten av setninger. I arbeidssammenheng har jeg for øvrig ikke sett mye av det, det oppfattes nesten som litt useriøst. Det som blir mest brukt der er nok smilefjeset.

Tidligere forskning har konkludert med at e-post er et medium, heller én egen sjanger.

– E-post er et hybrid som muliggjør mange sjangre, gjerne delt inn i tre hovedsjangre. Det kan være en oppslagstavle, der vi informerer. Det kan være et postbud, som når vi sender vedlegg. Dessuten kan e-post fungere som samtale, med innspill og respons, sier Skovholt. (ANB-NTB)

* Da verktøyet kom, var det vanlig å føre interne diskusjoner på e-post. I dag er det mer vanlig at man fører slike diskusjoner på egne nettforum.

* Det var også ganske vanlig å sende kjedebrev på e-post. Det er det etter hvert også blitt mindre av.

* E-post brukes nå for å informere, videreformidle og føre direkte dialog.

* Kommunikasjonen innad i grupper viser at vi påvirker hverandres e-stil. Hvis for eksempel én begynner å bruke smilefjes, tar ofte de andre etter.

* Menn som kommuniserer med menn er mer tilbakeholdne med smilefjes enn kvinner som skriver til kvinner.

* Når konflikter oppstår, formaliseres språket mellom partene. Stilen blir mindre muntlig, og vi slutter å uttrykke følelser med fjes.

15.11.2009
11:41
16.12.2013 11:52

* Da verktøyet kom, var det vanlig å føre interne diskusjoner på e-post. I dag er det mer vanlig at man fører slike diskusjoner på egne nettforum.

* Det var også ganske vanlig å sende kjedebrev på e-post. Det er det etter hvert også blitt mindre av.

* E-post brukes nå for å informere, videreformidle og føre direkte dialog.

* Kommunikasjonen innad i grupper viser at vi påvirker hverandres e-stil. Hvis for eksempel én begynner å bruke smilefjes, tar ofte de andre etter.

* Menn som kommuniserer med menn er mer tilbakeholdne med smilefjes enn kvinner som skriver til kvinner.

* Når konflikter oppstår, formaliseres språket mellom partene. Stilen blir mindre muntlig, og vi slutter å uttrykke følelser med fjes.




Mest lest

BITTERT: Per Olav Truberg har jobba mange år i matindustrien. Takken var oppsigelse da han havna i operasjonskø med et trøble kne.

BITTERT: Per Olav Truberg har jobba mange år i matindustrien. Takken var oppsigelse da han havna i operasjonskø med et trøble kne.

Erlend Angelo

Per Olav mistet jobben i operasjonskø: – Det er veldig sårt

BELASTENDE YRKE: Frisør og tillitsvalgt Kaja Aga Gaarder tar smertestillende for å klare arbeidsdagen. Etter en bilulykke har hun daglige smerter. Men hun tok smertestillende på jobb også før ulykken. Her fikser hun håret til Victoria Gjone.

BELASTENDE YRKE: Frisør og tillitsvalgt Kaja Aga Gaarder tar smertestillende for å klare arbeidsdagen. Etter en bilulykke har hun daglige smerter. Men hun tok smertestillende på jobb også før ulykken. Her fikser hun håret til Victoria Gjone.

Jan-Erik Østlie

Bruken av smertestillende øker: Kaja starter alltid arbeidsdagen med en Paracet

Unni tar gjerne på seg ekstra vakter. Hun elsker å gjøre en forskjell.

Unni tar gjerne på seg ekstra vakter. Hun elsker å gjøre en forskjell.

Eirik Dahl Viggen

Unni (65) var lei av livet som pensjonist. Da gjorde hun et uvanlig valg

Roy Ervin Solstad

Han er blant dem som har kommet med fete lønnskrav

OPPGJØR: Årets lønnsoppgjør står for døren og elektrikerne starter sine forhandlinger 22. april. Her er en Bravida-montør i sving med akkordarbeid på Drammen sykehus tidligere i år.

OPPGJØR: Årets lønnsoppgjør står for døren og elektrikerne starter sine forhandlinger 22. april. Her er en Bravida-montør i sving med akkordarbeid på Drammen sykehus tidligere i år.

Leif Martin Kirknes

Når får du ny lønn? Disse datoene må du merke deg

Håndverkere oppgir en høyere bruk av narkotika enn gjennomsnittet. Elektrobransjen frykter det kan føre til flere farlige situasjoner og ulykker på arbeidsplassene.

Håndverkere oppgir en høyere bruk av narkotika enn gjennomsnittet. Elektrobransjen frykter det kan føre til flere farlige situasjoner og ulykker på arbeidsplassene.

Leif Martin Kirknes

Økt kokainbruk blant unge elektrikere

Martine Lie satser på at et par måneder med permittering går greit.

Martine Lie satser på at et par måneder med permittering går greit.

Erlend Angelo

Potetmangel gir permitteringer i Bama

FLEST KVINNER: I rapporten kommer det fram at det ofte er unge kvinnelige ansatte, både med norsk og utenlandsk opprinnelse, som er skadelidende.

FLEST KVINNER: I rapporten kommer det fram at det ofte er unge kvinnelige ansatte, både med norsk og utenlandsk opprinnelse, som er skadelidende.

Colourbox.com

Renholdere trues med at de mister jobben om de er syke

HENTER I BARNEHAGEN: Fengselsbetjent Jørgen Myrvold samler overtid for å ha et hjem til barna. Han er helt avhengig av et godt lønnsoppgjør for å fortsette i fengsel.

HENTER I BARNEHAGEN: Fengselsbetjent Jørgen Myrvold samler overtid for å ha et hjem til barna. Han er helt avhengig av et godt lønnsoppgjør for å fortsette i fengsel.

Eirik Dahl Viggen

Jørgen (29) overlever på overtidstimer

Sissel M. Rasmussen

Har du fysisk tungt arbeid? Da bør du kanskje ikke trene etter jobben

Høyres Henrik Asheim er glad for å ha fått pensjonsforliket gjennom - og håper endringen er på plass allerede neste år.

Høyres Henrik Asheim er glad for å ha fått pensjonsforliket gjennom - og håper endringen er på plass allerede neste år.

Jonas Fagereng Jacobsen

Høyre vil ha superrask behandling av nye pensjonsregler

BLITT BEDRE: Etter at de fikk tariffavtale, syns tillitsvalgt Benjamin Jacobsen at samarbeidet med ledelsen har blitt bedre.

BLITT BEDRE: Etter at de fikk tariffavtale, syns tillitsvalgt Benjamin Jacobsen at samarbeidet med ledelsen har blitt bedre.

Herman Bjørnson Hagen

Sjefen mente de ansatte sluntra unna. Da begynte ballen å rulle

MÅLRETTA: Butikkansatt Ali Rahimi forteller arbeidsminister Tonje Brenna hvor hardt han har jobba for å lære seg norsk og få et normalt liv etter flukten fra Afghanistan.

MÅLRETTA: Butikkansatt Ali Rahimi forteller arbeidsminister Tonje Brenna hvor hardt han har jobba for å lære seg norsk og få et normalt liv etter flukten fra Afghanistan.

Brian Cliff Olguin

Ali kom fra Afghanistan som 17-åring. Han lærte seg norsk gjennom butikkjobben

KAMPKLARE: Pål Fredriksen og Lars Johansen går til sak mot arbeidsgiver.

KAMPKLARE: Pål Fredriksen og Lars Johansen går til sak mot arbeidsgiver.

Eirik Dahl Viggen

Sparetiltak i fengselet gjør at Pål og Lars taper 60.000 kroner i året

Knut Viggen

Tidligere LO-leder blir korrupsjonsjeger

Etter en tøff runde med sensorer som skjelte henne ut under fagprøven, har Anny-Elise både skaffet seg fagbrev og fast jobb i forpleininga på sokkelen. Her fra hennes nyligste tur ut på Heidrun-plattformen.

Etter en tøff runde med sensorer som skjelte henne ut under fagprøven, har Anny-Elise både skaffet seg fagbrev og fast jobb i forpleininga på sokkelen. Her fra hennes nyligste tur ut på Heidrun-plattformen.

Privat

Anny-Elise ble skjelt ut av sensor. Nå har hun fått drømmejobben

Brian Cliff Olguin

Et orakel og en slags urmoder. Slik beskrives Berit (67) av kollegene

LANGE STREKK: Etter to års dragkamp, er Bergen fengsel omsider i mål med en avtale om 12-timersvakter i helgene.

LANGE STREKK: Etter to års dragkamp, er Bergen fengsel omsider i mål med en avtale om 12-timersvakter i helgene.

Eirik Dahl Viggen

Ansatte i Bergen fengsel får 12-timersvakter i helgene

Håvard Sæbø

Høyesteretts ankeutvalg: Sak om innleie må behandles på nytt

Per Backer

Fikk stoppet søndagsåpen butikk i Vinje


Flere saker