Det kan gi uoverskuelige problemer for bedriften. I mange virksomheter ligger nemlig både forretningstilbud og kontrakter i de ansattes e-postboks, på PC-ens skrivebord eller på en minnepinne.

Dataeksplosjonen – og ukontrollert lagring av e-post og arbeidsdokumenter – øker bedriftens risiko og har ført til problemer i mange juridiske prosesser.

Dette viser en ny undersøkelse som datasikkerhetsselskapet Symantec har gjennomført blant 5.000 jurister i ti land i Europa, Midt-Østen og Afrika.

Samtlige av de spurte har hatt problemer med gjenfinning av data i forbindelse med juridiske prosesser.

Ute av kontroll

– Lagring av viktige data er i dag ute av kontroll i mange bedrifter, sier Country Manager Anders Lindqvist i Symantec Norge.

– Alle har vi vel opplevd at e-postboksen renner over grensen, og at vi må panikkslette mail for å få sendt neste melding.

Da kan det oppstå alvorlig problemer fordi mange ansatte bruker innboksen til lagring av forretningsdokumenter som er juridisk bindende, for eksempel forpliktende tilbud og kontrakter.

– Gode arkiveringsløsninger er derfor nøkkelen som gjør det mulig for bedrifter å lagre data effektiv, til raskt å gjenfinne viktig informasjon og til å kvitte seg med overflødige data på en trygg måte, sier Lindquist.

Datahodepine

Elektronisk lagret informasjon har blitt en hodepine for mange forretningsjurister over hele verden.

Ifølge Symantecs undersøkelse har altså alle de 5.000 spurte juristene opplevd problemene med elektronisk gjenfinning av dokumenter, og dataeksplosjonen legger dermed hindringer i veien for de juridiske prosessene.

– Advokatkontorer er derfor blant våre viktigste kunder når det gjelder arkiveringsløsninger, sier Anders Lindqvist.

– 45 prosent oppgir at de må gjennomsøke individuelle harddisker for å gjenfinne lagret informasjon, 39 prosent må lete gjennom e-post og 37 prosent må gå gjennom i tekstdokumenter. Da er det lett å forestille seg tidsbruket og kostnadene som er involvert.

Personalsaker

Ifølge undersøkelsen stod gjenfinning av dokumenter sentralt i fire av fem rettstvister og i 70 prosent av alle personalsaker.

– Det sier også noe om størrelsen på problemet, fastslår Lindqvist.

Alle de spurte oppgir at forsinkelser i elektronisk gjenfinning har resultert i tapte saker, forsinkelser eller sanksjoner i løpet av de siste to år.

Men 98 prosent oppgir også at elektronisk lagret informasjon har hjulpet dem å vinne saker i samme periode. (ANB)