Statsbygg er byggherren som skal lose statsansatte over i åpne kontorlandskap. Men hvordan står det til på Statsbyggs eget kontor?

MAY BERG (tekst) Ole Palmstrøm (foto)

may.berg@lomedia.no, ole@lomedia.no

Aktivitetsbasert arbeidsplassutforming er den «nye» og til dels omdiskuterte arbeidsmåten for ansatte i staten og statlige virksomheter.

Når du jobber aktivitetsbasert, som for eksempel de ansatte i det nye regjeringskvartalet skal gjøre, betyr det at du beveger deg mellom en rekke forskjellige arbeidsplassløsninger, avhengig av hva du jobber med.

LES OGSÅ: Regjeringen vil fortsatt ha «free seating» og underdekning av kontorplasser i nytt regjeringskvartal

Lite å klage på

Flaggskipet til statens egen byggherre, Statsbygg, er verken trangt eller støyete. Det er teppebelagte golv og vakre, polstrede møbler. Mindre kontorlandskap avløses av soner med møterom. Her finnes små avlukker kalt multirom, hvor de som trenger ro kan lukke døra etter seg. Her er stillerom og bibliotek hvor du kunne hørt en knappenål falle om det ikke var for teppene. De ansatte har soner for prosjektarbeid, multimediarom og soner for det sosiale livet. Alt innenfor arealnormen på 23 kvm per ansatt, uten at det virker trangt eller overbefolket.

NTL-magasinet har møtt NTL-tillitsvalgte, medlemmer, vernetjenesten og ledelsen på hovedkontoret til Statsbygg. De har lite å klage på.

Direktøren flyttet ut av hjørnekontoret

Administrerende direktør Harald Nikolaisen har selv bare en pult og en pc til rådighet. Den eneste ekstra «luksus» sjefen kan skilte med, er et eget møterom. Rundt ham i landskapet sitter kolleger i ledergruppen. Kommunikasjonsdirektør Hege Njaa Aschim trenger ikke booke en avtale med sjefen i Outlook. Hun kan bare snu kontorstolen og snakke med ham.

LES OGSÅ: Nye regler for åpent kontorlandskap i staten bryter med loven, hevder overlege i Arbeidstilsynet

Saken fortsetter under bildet.

KONTAKT: Harald Nikolaisen, administrerende direktør i Statsbygg flyttet ut av hjørnekontoret og har en pult og en pc til rådighet som andre ansatte. Når kommunikasjonsdirektør Hege Njaa Aschim skal ha tak i sjefen, kan hun bare snu seg.

Ole Palmstrøm

Nikolaisen stilte seg først i køen for flytting da 4. etasje i hovedkontoret var ferdig ombygd i 2015 etter den nye arealnormen. Han flyttet med glede ut av sitt hjørnekontor med forværelse i sjuende etasje.

– Der satt jeg avsondret fra alt som skjedde i huset. Jeg fanget ikke opp noe av det som skjedde, hvis det ikke kom den formelle veien. Hvis jeg skulle snakke med kolleger i ledergruppa, måtte jeg kalle dem inn til møte.

En side ved utformingen av nye statlige arbeidsplasser, er tilretteleggingen som skjer når det gjelder teknologi og digitalisering. Hjelpemidlene de ansatte bruker er blitt mobile, og infrastrukturen må ikke lenger kables inn i veggene.

Nikolaisen løfter på laptopen han har under armen.

– Det eneste jeg trenger når jeg er på jobb er jo denne. Jeg er på nett uansett hvor jeg er. Det gammeldagse kontoret har røtter tilbake til fasttelefonen og hengemappene. Når alt er tilgjengelig på telefonen eller pc’en, har du et annet behov, sier han.

Tillitsvalgt i NTL NAV: – Aktivitetsbaserte arbeidsplasser kan være veldig gunstige

Han som konsentrerer seg

Arkitekt Magnus Tenge sitter i åpent landskap og trives med det. Noen ganger trenger han stillhet rundt seg.

– Da tar jeg maskinen under armen og tasser av gårde til et sted hvor jeg kan stenge ute det som skjer rundt meg. Vi har mange fine steder til det. Så går jeg tilbake til plassen min når jeg har fått taket på arbeidsoppgaven min.

Saken fortsetter under bildet.

STILLEROM: Når arkitekt Magnus Tenge trenger stillhet, tar han med seg PC’en under armen og setter seg et sted hvor han kan stenge ute omverdenen.

Ole Palmstrøm

Tenge sier at han trives bedre i aktivitetsbasert landskap enn med cellekontor.

– Det er ikke slik at denne måten å jobbe på danker ut cellekontoret på alle områder. Det er totaliteten – at jeg kan variere litt og sette meg hvor jeg vil – som gjør at jeg liker meg bedre her.

Hun som sirkulerer

NTL-medlem Kari Berget er kurskoordinator og jobber i HR-seksjonen.

– I starten hadde vi «free seating». Da var vi litt flere folk enn pulter. Det fungerte ikke så verst, men vi som kom tidlig, tok ofte de beste plassene. Så det ble litt frustrasjon. Nå har vi plasser nok til alle. Da fant vi ut at vi skulle sirkulere en gang i halvåret.

– Rydder du vekk alt når du går for dagen?

– Vi skal jo i utgangspunktet ha «clean desk» når vi går for dagen, slik at det er mulig for en annen å overta plassen. Men det ligger kanskje litt igjen, smiler hun.

Saken fortsetter under bildet.

SIRKULERER: – I starten praktiserte vi «free seating», men vi som kom tidlig tok som regel de beste plassene, forteller ­kurskoordinator Kari Berget.

Ole Palmstrøm

Lære seg å bruke lokalene

Vi spør Ina Sneis i styret for NTL Hovedkontoret, hva hun mener er utfordringen med å jobbe i aktivitetsbaserte landskap.

– Det tror jeg må være å lære seg å bruke lokalene slik de skal brukes. I begynnelsen var det noen som ville at det skulle være helt stille overalt hele tiden. Det er jo ikke det som er meningen. Man skal kunne prate i et normalt stemmeleie. Vi har måttet lære oss at når vi vil ha det helt stille, så går vi på lesesalen eller til et stillerom. Og skal vi snakke litt lengre med folk, går vi ut av landskapet.

Sneis sier at hun ikke har hørt mye klaging fra kollegene i kommunikasjonsstaben.

– Skal vi konsentrere oss, går vi og setter oss et annet sted, og vi er jo så heldige at det alltid er mange ledige plasser å ta av.

• Her starter de ansatte hver arbeidsdag med å finne seg en pult. Det er ikke nok til alle.

De ansatte trives

Marianne Kratz, seniorrådgiver i HR-avdelingen forteller at de fra starten av var enige om å praktisere aktivitetsbasert landskap mest mulig fleksibelt. «Clean desk» og «free seating» skulle være frivillig der det lot seg gjøre.

– Vi ser at en viss grad av underdekning er en forutsetning for å få til mobilitet; folk har en tendens til å ville sitte samme sted. Men selv om du har fast plass, har du behov for å trekke deg tilbake når du skal konsentrere deg.

– Hva kan bli bedre?

– Det går på å finne den rette balansen – å ha rett miks.

Ifølge Kratz viser trivselsmålingene at de fleste er mer fornøyd med denne arbeidsformen enn de var før.

– Har dere hatt problemer knyttet til folk med helseutfordringer?

– Vi var forberedt på at enkelte ville få utfordringer knyttet til lyd, lys og lukt. Vi tok utgangspunkt i en dimensjonering på 3-5 prosent, noe som viste seg å stemme bra. Vi satte av noen kontorer som kan brukes til cellekontor eller multirom. Vi tilrettelegger også for at folk med spesielle behov kan sitte i landskap. Da får de en plass i den mest skjermede delen av lokalet, sier Kratz.

Hun forteller at behovet har vært nedadgående; det har vært ansatte som har bedt om å få flytte ut av cellekontor og inn i landskap. En del veksler mellom å jobbe på cellekontor og i åpent landskap.

Saken fortsetter under bildet.

FORNØYDE: Seniorrådgiver i HR-avdelingen Marianne Kratz forteller at trivselsmålingene viser at de ansatte i Statsbygg er fornøyd med å jobbe i aktivitetsbaserte landskap.

Ole Palmstrøm

Skreddersøm

Avdelingsdirektør i Statsbygg Marit Roheim har flyttet oppimot 9000 statlig ansatte inn i aktivitetsbaserte arbeidsplasser i løpet av de siste fire årene. Hun sier at Statsbygg alltid starter et oppdrag med å gjennomgå med toppledelsen hvordan de skal forholde seg til Hovedavtalen, hva som skal drøftes med tillitsvalgte og hva som skal informeres om.

– Vi er med i arbeidet med å behovsorientere arbeidsplassløsningene. Vi ser at det skjer en veldig modning fra kontrakten er undertegnet og til virksomheten flytter inn etter halvannet til to år. Innenfor konseptet aktivitetsbaserte løsninger er det mange muligheter til å påvirke utformingen av arbeidsplassene, sier Roheim.

Saken fortsetter under bildet.

UTFORMING: - Det er mange muligheter til å påvirke utformingen av konseptet aktivitetsbaserte arbeidsplasser, sier avdelingsdirektør i Statsbygg Marit Roheim.

Ole Palmstrøm

Hun påpeker at spesielle behov for tilrettelegging kartlegges systematisk i brukerprosessen, og at alle individuelle behov skal bli ivaretatt.

NTLs hovedtillitsvalgt i Statsbygg, Roy Adsen, mener at de aktivitetsbaserte arbeidsplassene som bygges av Statsbygg stort sett holder høy kvalitet.

– Men veien til helvete er som kjent brolagt med gode intensjoner. Uansett hvor godt ting er beskrevet, hender det at vi ender opp med et resultat som ikke er godt. Selv om tiltak er godt beskrevet og skal med, så hender det jo at det blir salderinger, slik at ikke alt kommer på plass. En slik saldering kan det være regjering og storting som står for. Det er de som til syvende og sist bestemmer hvor mye penger som skal brukes på et prosjekt, sier Adsen.

Overraskende tall

Statsbygg har undersøkt hvor mye av tida deres ansatte i Statsbygg faktisk er på plassen sin og har funnet ut at det er 38,9 prosent. Administrerende direktør Harald Nikolaisen sier at han for moro skyld pleier å telle hvor mange som er på plass, når han er på besøk i Regjeringskvartalet.

– Folk er mindre på kontoret enn de tror, og de jobber mer sammen med andre enn det de ser for seg, sier han.

FLEKSIBELT: Som bildet viser, praktiserer Statsbygg «clean desk»-prinsippet ganske fleksibelt.

Ole Palmstrøm