Ragnhild Heyerdahl

ragnhild@lomedia.no

Martin G. Slørdal (foto)

martin@lomedia.no

– Det virket veldig fint.

Waheid Rezai er helsefagarbeider og plasstillitsvalgt for Fagforbundet ved Brundalen helse- og velferdssenter i Trondheim.

I mars i fjor fikk han en powerpoint-presentasjon og et oppdrag. Arbeidsplassen hans skulle være med på et prosjekt:

Brundalen helse- og velferdssenter skulle teste ut et nytt verktøy som skulle legge turnusen for det kommende året. Turnusen skulle lages ved hjelp av kunstig intelligens.

Nå skulle Rezai som tillitsvalgt presentere prøveprosjektet for de ansatte.

– Jeg sa at det er viktig at vi er positive og lærer oss noe. Jeg solgte det veldig bra, sier Rezai.

Så bryter både han og avdelingsleder May Helen Solum ut i latter.

– Katastrofalt, sier Waheid Rezai om den KI-genererte turnusen.

Martin Guttormsen Slørdal

Et enormt puslespill

Å legge en årsturnus for en hel avdeling er et puslespill for viderekomne.

May Helen Solum sitter foran en buet PC-skjerm som fyller hele pulten. På skjermen vises rad på rad med vakter som er planlagt for sommerukene.

– Her har jeg toppet bemanningen fordi jeg vet at det kommer en gradert sykemelding, forklarer avdelingslederen og peker på noen tall i bunnen av en kolonne.

Grå firkanter viser tildelte vakter. Andre fargekoder viser ledige vakter. Det hele ser ut som en gigantisk tetris-spill.

Dag-, kvelds- og nattevakter skal dekkes opp 365 dager i året. Og for hver eneste vakt er det mange hensyn å ta.

25 ansatte har sine individuelle ønsker for når de ønsker å jobbe og når de ønsker fri.

Nødvendig fagkompetanse må være på plass til enhver tid. Og turnusen må være i tråd med lov- og avtaleverk.

Tidkrevende turnus

Ved Brundalen helse- og velferdssenter lages turnusen for ett år av gangen.

Arbeidet begynner i god tid før sommerferien og går gjennom flere runder før turnusen godkjennes i midten av november.

Det tar mye tid, vedgår avdelingsleder May Helen Solum. Derfor hørtes det ikke så dumt ut da muligheten for å få turnusplanen levert av kunstig intelligens dukket opp.

De ansatte var stort sett positivt innstilt, forteller Waheid Rezai.

Bruker KI til å forutsi fravær

Ved Brundalen har de nemlig gode erfaringer med kunstig intelligens fra før. I 2024 testet sykehjemmet et annet KI-verktøy som skulle hjelpe til med bemanningsplanleggingen.

Verktøyet Synplan er basert på maskinlæring og er utviklet i samarbeid med forskere ved NTNU.

Ved å analysere sykefraværet fem år tilbake i tid kan verktøyet forutsi når og hvor mye sykefravær det vil bli framover.

– Ser du den røde der.

May Helen Solum peker på den gigantiske skjermen. To tall lyser rødt i bunnen av en kolonne. «6-7» står det.

– Ifølge fraværspredikasjonen burde jeg ha sju på vakt her, forteller Solum.

I utgangspunktet er dagvaktene på avdelingen bemannet med seks ansatte.

«Fraværspredikasjonen» – altså KI-verktøyet – mener altså at Solum bør sette inn en ekstra vakt fordi det er høy sannsynlighet for at en ansatt vil være borte akkurat denne dagen – fredag den 31. juli.

Også fredag før, den 24. juli, har avdelingslederen satt inn ekstra bemanning.

– Dette er midt i juli. Hvorfor regner den med ekstra fravær da?

– Det kan jo ha vært finvær da. En fredag i juli. Eller det kan være pollen. Det er vanskelig å vite.

Avdelingsleder May Helen Solum har gode erfaringer med såkalt «fraværspredikasjon» - et verktøy som beregner sannsynlig fravær på avdelingen.

Martin Guttormsen Slørdal

Sikrer stabil bemanning

Uansett årsak er avdelingslederen klar på én ting: Verktøyet treffer nesten overraskende bra.

Om Synplan sier «sett inn ekstra bemanning» – ja, da er det som regel behov for ekstra bemanning.

Det skjer ikke særlig ofte at den som skal gå den ekstra vakta, faktisk blir gående på topp, forteller hun.

– Din erfaring er at dette funker?

– Ja, men jeg tror kanskje litt av grunnen er at vi er en stor enhet. Om predikasjonen ikke treffer her, så kan det fortsatt være behov i en av de andre etasjene.

Plasstillitsvalgt Waheid Rezai forteller at de ansatte har vært veldig fornøyd med Synplans løsning. Med KI-verktøyet har det blitt færre dager med underbemanning.

Så langt i går kan Rezai bare huske én eneste dagvakt hvor de har vært fem på jobb – altså en i manko.

– Det har lettet hverdagen de dagene det er mye fravær, forteller han.

– Katastrofalt

Men så var det den KI-genererte turnusen da.

I powerpointen Waheid Rezai presenterte for sine kollegaer, var budskapet at verktøyet ville være til fordel for de ansatte.

Rezai var positivt innstilt og oppfordret medlemmene til å være det samme. Men når han skal oppsummere forsøket, er dommen ganske hard:

– Katastrofalt, sier Fagforbundets mann.

De ansatte hadde i forkant fått beskjed om å fortelle «turnusgeneratoren» når de ønsket fri og når de ønsket å jobbe.

Men turnusen som kom ut, svarte ikke til ønskene.

Blant annet fikk flere ansatte i 100 prosent stilling en turnus som tilsvarte en lavere stillingsbrøk. De som hadde en lavere stillingsbrøk, fikk større stilling.

Slik sett var den veldig rettferdig, spøker Solum og Rezai.

Selv fikk Rezai en 73 prosent stilling og mange kveldsvakter der han ønsket å jobbe dagvakter.

– Jeg aner ikke hvorfor han tullet sånn. Vi prøvde og prøvde, og den feilet og feilet, sier den plasstillitsvalgte.

Til slutt endte det med at avdelingslederne la opp turnusen manuelt, slik de alltid har gjort.

Tøft å jobbe turnus

Inne på stua i tredje etasje er hjelpepleier Tine Jensen i gang med å dele ut medisiner.

En pille blir knust og blandet med syltetøy før den forsvinner inn i en gapende munn. I bakgrunnen surrer en radio på lav lyd.

– Jeg ønsker ikke at KI skal legge turnusen min. Absolutt ikke, sier Jensen.

Å jobbe turnus i hundre prosent stilling, er tøft, forteller hun. En god turnus som tar hensyn til de ansattes individuelle behov, er viktig for at ansatte skal klare å stå i full stilling, påpeker hun.

– Jeg synes det er viktig å høre litt på de som jobber på gulvet. Hvis de kun går etter en mal, så vil det bli mer fravær. Folk klarer ikke å stå i den stillingen de har, rett og slett.

En turnus som ivaretar de ansattes individuelle behov og ønsker, er viktig for å klare å jobbe fullt i et krevende yrke, mener hjelpepleier Tine Jensen.

Martin Guttormsen Slørdal

Helsefremmende turnus

Turnusen som ble generert av turnusgeneratoren var på mange måter etter boka.

Alt var i henhold til lov- og avtaleverk, og turnusen var veldig helsefremmende, forteller May Helen Solum.

Blant annet forsøkte den å unngå kort hviletid mellom vaktene. Derfor kunne den typisk foreslå tre kveldsvakter på en helg.

Problemet var, forklarer Solum og Rezai, at de ansatte ikke ville jobbe slik.

De ville heller ha mulighet til å tilbringe fredags- eller lørdagskvelden hjemme sammen med barna sine enn å ha lengre hviletid mellom vaktene.

Mener KI er fremtiden

Etter at KI-turnusen krasjlandet har Brundalen helse- og velferdssenter ikke gjort flere forsøk med KI-generert turnus.

Men Trondheim kommune har ikke lagt bort planene.

– Dette kommer.

Det sier Gørild Brekke. Hun er tjenesteforvalter i Trondheim kommune og har jobbet med bemanningsplanlegging i en årrekke.

Brekke er heller ikke like enig i at forsøket var mislykket.

– Jeg mener jo at de generatorene vi har testet, har vært veldig gode på å ta hensyn til de parametrene som ligger til grunn, sier hun.

I over 20 år har Brekke jobbet som rådgiver i Trondheim kommune. På den tiden har det å sette opp turnusplaner bare blitt mer og mer komplisert, sier hun.

Nå mener hun det haster å få på plass nye løsninger.

Bemanningssituasjonen er prekær. Det er vanskelig å rekruttere. Samtidig er kommunen nødt til å tilby ansatte hele stillinger, påpeker Brekke.

– Jeg tror at vi er nødt til å skynde oss for å få dette til plass. Vi ser det allerede for planleggingen av 2027. Skal vi klare å rekruttere folk til det gamet her, så er vi nødt til å tilby folk store stillinger. Vi klarer ikke å lokke folk til å bli fagarbeidere hvis de får en 19 prosent stilling.

Brekke mener at gode planer er en forutsetning for å få det til. Da må ressursene sees i sammenheng.

Ved å planlegge turnuser for et større antall ansatte vil det bli lettere å tilby hele stillinger, mener hun.

– Vi kan ikke lage turnuser på hver enkelt avdeling lenger. For det vil vi snart ikke ha folk til.

Redusert vikarbruk

En anskaffelse av et KI-basert turnusverktøy er allerede på trappene i kommunen, forteller Brekke.

Verktøyene videreutvikles og vil bare bli bedre og bedre, mener hun. Likevel tror hun det er flere år til at kommunen kan si at den sparer mye tid ved å bruke kunstig intelligens.

– Gevinsten er at man kan flytte ledelse over til å drive med ledelse, ikke sånne tekniske ting.

KI-verktøyet Synplan – det som kan forutsi fravær – har allerede fått ned overtidsbruken, og innleie fra private vikarbyråer er kraftig redusert, forteller hun.

Trondheim kommune kommer til å anskaffe en KI-basert turnusgenerator, forteller Gørild Brekke. Hun mener verktøyene bare vil bli bedre og bedre.

Martin Guttormsen Slørdal

Trenger mer data

Til tross for blandede erfaringer med turnusgeneratoren, er også avdelingsleder May Helen Solum overbevist om at det å bruke kunstig intelligens i bemanningsplanlegging er fremtiden.

– Vi tror at i fremtiden så kan det fungere, men at den trenger mer data. Vi klarte ikke helt å gi den den informasjonen den trengte.

Å plotte selve turnusen, er en teknisk jobb, påpeker hun.

– Du trenger egentlig ikke meg til å sitte her og plotte dette. Det er en oppgave KI kunne ha overtatt på sikt, det tror jeg nok. Med riktig informasjon.

Waheid Rezai fra Fagforbundet er heller ikke avvisende til at en KI-turnus kan fungere en gang i framtida.

Så lenge de ansattes behov blir ivaretatt, spiller det ingen rolle om det er menneskelig eller kunstig intelligens som legger planene, mener han.

– Og hvis kommunen er villig til å gi 100 prosent lønn for en 66 prosent stilling, så er det greit for meg, ler Rezai.