JavaScript is disabled in your web browser or browser is too old to support JavaScript. Today almost all web pages contain JavaScript, a scripting programming language that runs on visitor's web browser. It makes web pages functional for specific purposes and if disabled for some reason, the content or the functionality of the web page can be limited or unavailable.

Slik er de uskrevne e-post-reglene

Etter 15-20 år med e-post har vi utviklet normer for hvordan vi kommuniserer på mail på arbeidsplassen.



15.11.2009
11:41
16.12.2013 11:52

At disse normene eksisterer er hovedfunnet i Karianne Skovholt sin doktoravhandling. Hun har sett på e-postkommunikasjon i arbeidslivet, nærmere bestemt ved å studere e-poster i en intern arbeidsgruppe i et telekomselskap.

– Jeg fant at vi har utviklet spesifikke normer for hvordan vi skriver og samhandler på e-post. Det er for eksempel normer for når vi behøver å svare på en e-post og for når vi sender kopi av e-posten til andre, sier Skovholt til NTB.

Noe på hjertet

I materialet Skovholt gikk igjennom, var det tydelig at direkte anmodninger og spørsmål i e-post krever et svar, eller i det minste en midlertidig respons.

– Hvis vi ikke svarer, kommer det gjerne en purring. Er e-posten derimot sendt som ren informasjon, og særlig hvis den er sendt til mange, behøver vi ikke å svare.

Dette gjelder også om en masseutsendelse inneholder spørsmål.

– Det kan sammenlignes med en som stiller spørsmål i et klasserom eller fra en talerstol. Det er ikke påkrevd at alle svarer, men har man noe på hjertet, er det ok å rekke opp hånden, sier Skovholt, som til daglig er ansatt i Språkrådet.

Gapestokk og seierspall

Skovholt finner det særlig interessant hvordan vi har normer for bruk av kopier:

– Vi plasserer primære mottakere i til-feltet og sekundære mottakere i kopifeltet. De som står oppført i kopifeltet blir på en måte overførere til dialogen i e-posten. Vi vil nok hevde at vi inkluderer flere mottakere i kopifeltet for å informere dem, men påskuddet om at dette er informasjon dekker ofte en underliggende agenda, mener Skovholt.

Grovt sett mener hun at vi bruker kopifeltet for å gjøre e-posten til en gapestokk eller en seierspall.

– Når det for eksempel er snakk om en konflikt kan vi sende kopier til flere for å synliggjøre våre synspunkt for flere eller å synliggjøre andres urimelighet. Kopiene går da ofte til dem vi opplever som våre allierte.

Andre ganger sender vi kopier for å vise oss fram.

– Vi sender kanskje synspunkt og ideer til mange for å vise at det kom fra oss først og for å få gjennomslag hos flere.

Useriøst

Da e-posten for alvor ble tatt i bruk på 1990-tallet var formen mye mer skriftlig og formell enn den er i dag.

– Flere studier understøtter at vi nå har en mer dialogpreget stil når vi sender e-post. Det er for eksempel vanlig å sende korte e-poster, uten hilsen og signatur. Vi bruker også tegn for å uttrykke det vi i en vanlig samtale ville vist med trykk og tonefall. Vi bruker for eksempel utropstegn eller tre prikker på slutten av setninger. I arbeidssammenheng har jeg for øvrig ikke sett mye av det, det oppfattes nesten som litt useriøst. Det som blir mest brukt der er nok smilefjeset.

Tidligere forskning har konkludert med at e-post er et medium, heller én egen sjanger.

– E-post er et hybrid som muliggjør mange sjangre, gjerne delt inn i tre hovedsjangre. Det kan være en oppslagstavle, der vi informerer. Det kan være et postbud, som når vi sender vedlegg. Dessuten kan e-post fungere som samtale, med innspill og respons, sier Skovholt. (ANB-NTB)

* Da verktøyet kom, var det vanlig å føre interne diskusjoner på e-post. I dag er det mer vanlig at man fører slike diskusjoner på egne nettforum.

* Det var også ganske vanlig å sende kjedebrev på e-post. Det er det etter hvert også blitt mindre av.

* E-post brukes nå for å informere, videreformidle og føre direkte dialog.

* Kommunikasjonen innad i grupper viser at vi påvirker hverandres e-stil. Hvis for eksempel én begynner å bruke smilefjes, tar ofte de andre etter.

* Menn som kommuniserer med menn er mer tilbakeholdne med smilefjes enn kvinner som skriver til kvinner.

* Når konflikter oppstår, formaliseres språket mellom partene. Stilen blir mindre muntlig, og vi slutter å uttrykke følelser med fjes.

Var dette interessant? Vil du dele den med noen andre?
15.11.2009
11:41
16.12.2013 11:52



Mest lest

ERFARING: Med mange år bak symaskinen og en fortsatt god helse, tok Hallgerd Aure like greit en ny jobb som sømoperatør ved Ekornes avdeling Aure.

ERFARING: Med mange år bak symaskinen og en fortsatt god helse, tok Hallgerd Aure like greit en ny jobb som sømoperatør ved Ekornes avdeling Aure.

Privat

Da Hallgerd (66) mista jobben, tok hun grep: – Her er det så mye arbeid som aldri før

FANT LØSNINGER SAMMEN: Både Fellesforbundets klubbleder Robert Jacobsen (t.v.) og daglig leder på GAC Norway sin avdeling på Slagentangen, Ståle Stangeby ønsker seg glidende grenser for jobb og permitteringer med rett på dagpenger. Enn så lenge har man valgt i samarbeid å redusere en del av stillingene til 75 prosent.

FANT LØSNINGER SAMMEN: Både Fellesforbundets klubbleder Robert Jacobsen (t.v.) og daglig leder på GAC Norway sin avdeling på Slagentangen, Ståle Stangeby ønsker seg glidende grenser for jobb og permitteringer med rett på dagpenger. Enn så lenge har man valgt i samarbeid å redusere en del av stillingene til 75 prosent.

Roy Ervin Solstad

En halvtime for lenge på jobb kan koste Robert og kollegene dagpengene fra Nav

Erna Solberg

Erna Solberg

Leif Martin Kirknes

Erna Solberg ble overkjørt og må kutte fergeprisene. Her svarer hun

LEI: Henning Brøgger Pedersen gikk etterhvert ganske lei av stua si etter å ha blitt permittert.

LEI: Henning Brøgger Pedersen gikk etterhvert ganske lei av stua si etter å ha blitt permittert.

Brian Cliff Olguin

Henning (28) er sjanseløs på boligmarkedet: – Det vi har i dag er Willochs arv, sier forsker

Skjermdump

Uber-sjåførens desperate melding: – Eg er i ferd med å bli heimlaus for tredje gong sidan mai

 Elisabeth Thoresen som leder AAP-aksjonen, forteller at hun har blitt kontaktet av flere som er rammet i denne saken, som sier de har vært tydelige overfor Nav om at de ikke ønsker at deres informasjon skal være åpent tilgjengelig.

Elisabeth Thoresen som leder AAP-aksjonen, forteller at hun har blitt kontaktet av flere som er rammet i denne saken, som sier de har vært tydelige overfor Nav om at de ikke ønsker at deres informasjon skal være åpent tilgjengelig.

Jan-Erik Østlie

Bekymret for Nav-brukere med hemmelig nummer: – Det er her den store fadesen kan ligge

HØYE BUNKER: Dokumentbunkene har vokst seg fete i løpet av den tiden saken har pågått. Tor Teigland er klar på at uten FLT og LO på laget hadde han måttet gi opp kampen etter tapet i Trygderetten.

HØYE BUNKER: Dokumentbunkene har vokst seg fete i løpet av den tiden saken har pågått. Tor Teigland er klar på at uten FLT og LO på laget hadde han måttet gi opp kampen etter tapet i Trygderetten.

Kai Hovden

Tor fikk avslag på yrkesskadesøknad hos Nav og tapte i Trygderetten – så kom kontrabeskjeden

FRYKTER FOR SIKKERHETEN: «Faste» piloter blir oppsagt, lønningene presses og pilotene må være disponible sju dager i uka. SAS-pilot og første nestleder i Norsk Flygerforbund, Jo Bjørn Skatval er bekymret for flysikkerheten etter at det islandske flyselskapet Bluebird Nordic ga 11 fagorganiserte piloter sparken.

FRYKTER FOR SIKKERHETEN: «Faste» piloter blir oppsagt, lønningene presses og pilotene må være disponible sju dager i uka. SAS-pilot og første nestleder i Norsk Flygerforbund, Jo Bjørn Skatval er bekymret for flysikkerheten etter at det islandske flyselskapet Bluebird Nordic ga 11 fagorganiserte piloter sparken.

Helge Rønning Birkelund

Tillitsvalgt pilot advarer mot skrekk-kontrakter på Island: – Det er kort vei til Norge

Med det yngste barnet hjemme, fikk seksbarnsmoren namsmannen på besøk, med ordre om utkastelse.

Med det yngste barnet hjemme, fikk seksbarnsmoren namsmannen på besøk, med ordre om utkastelse.

Mina B. Ræge/Dagsavisen

Seksbarnsmor «Ivana» (35) ble kastet ut av leiligheten i Oslo

KAOS I INNBOKSEN: – Overfloden av informasjon fra ledelsen ved universitetet, fakultetet, instituttet og avdelingen er utfordrende å håndtere, sier Frode Veggeland.

KAOS I INNBOKSEN: – Overfloden av informasjon fra ledelsen ved universitetet, fakultetet, instituttet og avdelingen er utfordrende å håndtere, sier Frode Veggeland.

Ole Palmstrøm

Ekstraarbeidet tok nattesøvnen fra Frode: – Jeg var så sliten at jeg ikke visste hvor jeg var

HELTIDSKULTUR: Fafo-forsker Leif E. Moland (innfelt) mener det er en umulig løsning å fortsette med den turnusmodellen som er mest utbredt i helse- og omsorgssektoren i dag, med 7-8-timers vakter og jobb hver tredje helg, dersom heltidskultur er målet.

HELTIDSKULTUR: Fafo-forsker Leif E. Moland (innfelt) mener det er en umulig løsning å fortsette med den turnusmodellen som er mest utbredt i helse- og omsorgssektoren i dag, med 7-8-timers vakter og jobb hver tredje helg, dersom heltidskultur er målet.

Colourbox.com. Innfelt: fafo.no

13-timersvakter vil gi flere hele stillinger, mener Fafo-forskeren. Se turnusmodellene

Sylvi Listhaug

Sylvi Listhaug

Jan-Erik Østlie

Ny måling: Listhaug skremmer vekk flere enn hun lokker til Frp som partileder

Psykologspesialist Casper Meyer Nilsen reagerer på at vold mot ansatte får pågå ved barnevernsinstitusjoner.

Psykologspesialist Casper Meyer Nilsen reagerer på at vold mot ansatte får pågå ved barnevernsinstitusjoner.

Privat

«Trines» psykolog: – Det er skandaløst at alvorlig vold mot en ansatt har fått pågå over lang tid

Debatt

Det skal ikke være de som sitter nederst ved bordet som må gjøre opp, skriver Andreas Tharaldsen.

Det skal ikke være de som sitter nederst ved bordet som må gjøre opp, skriver Andreas Tharaldsen.

Ida Bing

«Dugnaden er avlyst», skriver servitør Andreas

Det nytter ikke for Sylvi Listhaug å tråkke olje- og gasspedalen i bånn, mener Magnus Marsdal i Manifest Tankesmie.

Det nytter ikke for Sylvi Listhaug å tråkke olje- og gasspedalen i bånn, mener Magnus Marsdal i Manifest Tankesmie.

Jan-Erik Østlie

– Sylvi Listhaug sender norsk industri rett i fjellveggen, mener Magnus Marsdal

Fagforbundets hovedtillitsvalgte i Sykehjemsetaten i Oslo, Kjartan Goksøyr, mener det er mer enn nok plikter for sykmeldte allerede.

Fagforbundets hovedtillitsvalgte i Sykehjemsetaten i Oslo, Kjartan Goksøyr, mener det er mer enn nok plikter for sykmeldte allerede.

Anna Granqvist

– Jeg har selv deltatt i møter der leder sier til sykmeldte: «du kan vel gjøre noe, du sitter jo her nå»

Privat

Ryszard har jobba i Norge i 13 år. No står han utan ei krone i inntekt

Nestleder Sylvi Listhaug ligger an til å overta som partileder i Frp.

Nestleder Sylvi Listhaug ligger an til å overta som partileder i Frp.

Tri Nguyen Dinh

Analyse: Lavtlønnede og mannlige velgere forlater Frp

Live Glesne Kjølstad sammen Sorab Abolfathi og andre gode hjelpere under åpningen til Louis Pizza. Foto: Privat

Live Glesne Kjølstad sammen Sorab Abolfathi og andre gode hjelpere under åpningen til Louis Pizza. Foto: Privat

Foto: Privat

Live ville hjelpe sine iranske venner og ga dem jobb. Nå skal hun i retten for tredje gang

HAR STILT KRAV: Hovedtillitsvalgt Margit Wik i Coop Nordland, Ståle Simonsen i Coop Midt-Norge, Ann Kristin Heggdal i Coop Nordvest og Anne Svendsvoll i Coop Sørvest har stilt krav om full ønn under sykdom i lokale forhandlinger, men fått nei. Nå venter de på at HK skal ta sakene videre.

HAR STILT KRAV: Hovedtillitsvalgt Margit Wik i Coop Nordland, Ståle Simonsen i Coop Midt-Norge, Ann Kristin Heggdal i Coop Nordvest og Anne Svendsvoll i Coop Sørvest har stilt krav om full ønn under sykdom i lokale forhandlinger, men fått nei. Nå venter de på at HK skal ta sakene videre.

Privat/Lene Svenning

Sjefene sikret seg full lønn under sykdom – nå krever butikkansatte det samme


Flere saker