JavaScript is disabled in your web browser or browser is too old to support JavaScript. Today almost all web pages contain JavaScript, a scripting programming language that runs on visitor's web browser. It makes web pages functional for specific purposes and if disabled for some reason, the content or the functionality of the web page can be limited or unavailable.

Slik er de uskrevne e-post-reglene

Etter 15-20 år med e-post har vi utviklet normer for hvordan vi kommuniserer på mail på arbeidsplassen.



15.11.2009
11:41
16.12.2013 11:52

At disse normene eksisterer er hovedfunnet i Karianne Skovholt sin doktoravhandling. Hun har sett på e-postkommunikasjon i arbeidslivet, nærmere bestemt ved å studere e-poster i en intern arbeidsgruppe i et telekomselskap.

– Jeg fant at vi har utviklet spesifikke normer for hvordan vi skriver og samhandler på e-post. Det er for eksempel normer for når vi behøver å svare på en e-post og for når vi sender kopi av e-posten til andre, sier Skovholt til NTB.

Noe på hjertet

I materialet Skovholt gikk igjennom, var det tydelig at direkte anmodninger og spørsmål i e-post krever et svar, eller i det minste en midlertidig respons.

– Hvis vi ikke svarer, kommer det gjerne en purring. Er e-posten derimot sendt som ren informasjon, og særlig hvis den er sendt til mange, behøver vi ikke å svare.

Dette gjelder også om en masseutsendelse inneholder spørsmål.

– Det kan sammenlignes med en som stiller spørsmål i et klasserom eller fra en talerstol. Det er ikke påkrevd at alle svarer, men har man noe på hjertet, er det ok å rekke opp hånden, sier Skovholt, som til daglig er ansatt i Språkrådet.

Gapestokk og seierspall

Skovholt finner det særlig interessant hvordan vi har normer for bruk av kopier:

– Vi plasserer primære mottakere i til-feltet og sekundære mottakere i kopifeltet. De som står oppført i kopifeltet blir på en måte overførere til dialogen i e-posten. Vi vil nok hevde at vi inkluderer flere mottakere i kopifeltet for å informere dem, men påskuddet om at dette er informasjon dekker ofte en underliggende agenda, mener Skovholt.

Grovt sett mener hun at vi bruker kopifeltet for å gjøre e-posten til en gapestokk eller en seierspall.

– Når det for eksempel er snakk om en konflikt kan vi sende kopier til flere for å synliggjøre våre synspunkt for flere eller å synliggjøre andres urimelighet. Kopiene går da ofte til dem vi opplever som våre allierte.

Andre ganger sender vi kopier for å vise oss fram.

– Vi sender kanskje synspunkt og ideer til mange for å vise at det kom fra oss først og for å få gjennomslag hos flere.

Useriøst

Da e-posten for alvor ble tatt i bruk på 1990-tallet var formen mye mer skriftlig og formell enn den er i dag.

– Flere studier understøtter at vi nå har en mer dialogpreget stil når vi sender e-post. Det er for eksempel vanlig å sende korte e-poster, uten hilsen og signatur. Vi bruker også tegn for å uttrykke det vi i en vanlig samtale ville vist med trykk og tonefall. Vi bruker for eksempel utropstegn eller tre prikker på slutten av setninger. I arbeidssammenheng har jeg for øvrig ikke sett mye av det, det oppfattes nesten som litt useriøst. Det som blir mest brukt der er nok smilefjeset.

Tidligere forskning har konkludert med at e-post er et medium, heller én egen sjanger.

– E-post er et hybrid som muliggjør mange sjangre, gjerne delt inn i tre hovedsjangre. Det kan være en oppslagstavle, der vi informerer. Det kan være et postbud, som når vi sender vedlegg. Dessuten kan e-post fungere som samtale, med innspill og respons, sier Skovholt. (ANB-NTB)

* Da verktøyet kom, var det vanlig å føre interne diskusjoner på e-post. I dag er det mer vanlig at man fører slike diskusjoner på egne nettforum.

* Det var også ganske vanlig å sende kjedebrev på e-post. Det er det etter hvert også blitt mindre av.

* E-post brukes nå for å informere, videreformidle og føre direkte dialog.

* Kommunikasjonen innad i grupper viser at vi påvirker hverandres e-stil. Hvis for eksempel én begynner å bruke smilefjes, tar ofte de andre etter.

* Menn som kommuniserer med menn er mer tilbakeholdne med smilefjes enn kvinner som skriver til kvinner.

* Når konflikter oppstår, formaliseres språket mellom partene. Stilen blir mindre muntlig, og vi slutter å uttrykke følelser med fjes.

Var dette interessant? Vil du dele den med noen andre?
15.11.2009
11:41
16.12.2013 11:52



Mest lest

Agenda-leder Trygve Svensson går hardt ut mot statsminister Erna Solbergs uttalelse om at forskjellene er små i Norge.

Agenda-leder Trygve Svensson går hardt ut mot statsminister Erna Solbergs uttalelse om at forskjellene er små i Norge.

Jan-Erik Østlie og Leif Martin Kirknes

Erna Solberg mener det er små forskjeller i Norge: – Skremmende kunnskapsløst, svarer Agenda-sjefen

Statsminister Erna Solberg på pressekonferansen der de tre regjeringspartiene la fram grepene de ville ta etter valget.

Statsminister Erna Solberg på pressekonferansen der de tre regjeringspartiene la fram grepene de ville ta etter valget.

Helge Rønning Birkelund

Erna Solberg vil ikke gi en krone mer til AFP-ordningen

Sissel M. Rasmussen

Nye tall: En av fem har ikke råd til å gå til tannlegen

Debatt:

Roald Arentz

Roald Arentz

Tormod Ytrehus

Drosjesjåførene er blant Norges dårligst betalte arbeidstakere, skriver Roald Arentz

Med arbeidstreningen Daniel Jernskjegg-Mathisen får i butikken VI på torvet har han fått en grunn til å stå opp om morgenen.

Med arbeidstreningen Daniel Jernskjegg-Mathisen får i butikken VI på torvet har han fått en grunn til å stå opp om morgenen.

Hanna Skotheim

Med en hullete CV slet Daniel (25) med å se framover: – Jobben i butikken har bevist at jeg klarer å være voksen

PÅ NETT: Er det greit å sparke en ansatt som snoker i en helsejournal? Nå skal Høyesterett diskutere saken.

PÅ NETT: Er det greit å sparke en ansatt som snoker i en helsejournal? Nå skal Høyesterett diskutere saken.

Colourbox

Helsefagarbeideren fikk sparken etter å ha snoket i en pasientjournal. Nå går saken til Høyesterett

Erna Solberg

Erna Solberg

Leif Martin Kirknes

Flere unge uføre under Erna Solbergs regjering. Her er hennes jobb-løsning

Kari Elisabeth Kaski

Kari Elisabeth Kaski

Jan-Erik Østlie

Laksemilliardær advarte mot formuesskatt: – Uhorvelig frekt, svarer SV

Jan-Erik Østlie

Ap sender et skremmeskudd mot Sp, skriver Stein Sneve

Bjarne Lagesen svarer om funnene i LOs sommerpatrulje

Bjarne Lagesen svarer om funnene i LOs sommerpatrulje

LO/Trond Isaksen (pressefoto)

Ulovlig overvåking og manglende kontrakter: Her er funnene fra LOs sommerpatrulje

Jonas Gahr Støre

Jonas Gahr Støre

Helge Rønning Birkelund

Støre om Sp-angrep: – Vi er konkurrenter, men ikke motstandere

Ørjan Takle

Ørjan Takle

Håvard Sæbø

«Anbud er i ferd med å ødelegge bussnæringen», skriver Ørjan Takle

Per Sandberg gikk av som fiskeriminister og nestleder i Fremskrittspartiet i august 2018. I mars 2021 ble han enstemmig valgt som førstekandidat for Liberalistene i Oslo ved stortingsvalget til høsten.

Per Sandberg gikk av som fiskeriminister og nestleder i Fremskrittspartiet i august 2018. I mars 2021 ble han enstemmig valgt som førstekandidat for Liberalistene i Oslo ved stortingsvalget til høsten.

Jan-Erik Østlie

Liberalistene får en halv million i pengegave fra Bahamas

Erna Solberg er ikke like bekymret for ulikhetene i Norge som LO og venstresiden i norsk politikk.

Erna Solberg er ikke like bekymret for ulikhetene i Norge som LO og venstresiden i norsk politikk.

Helge Rønning Birkelund

Norge er verdensledende på små forskjeller, mener Erna Solberg. Hun vil nyansere debatten om ulikhet

Jonas Gahr Støre og Trygve Slagsvold Vedum.

Jonas Gahr Støre og Trygve Slagsvold Vedum.

Tri Nguyen Dinh

Kilder: Sp-veto mot SV kan gi ren Ap-regjering

Audun Lysbakken

Audun Lysbakken

Jan-Erik Østlie

Lysbakken: Arbeidsfolk har betalt prisen for krisen

Amazon

Amazon

Wikimedia Commons

Amazon-ansatte i USA kan juble: Får etterbetalt millionbeløp

Cato Nysveen sto på bar bakke da koronaen kom til Norge. Ved hjelp av småjobbformidlingsappen Luado har han nå god inntekt som altmuligmann.

Cato Nysveen sto på bar bakke da koronaen kom til Norge. Ved hjelp av småjobbformidlingsappen Luado har han nå god inntekt som altmuligmann.

Jo Moen Bredeveien

Cato lever av oppdrag fra en app: – Om LO er skeptisk til dette opplegget, blir jeg oppgitt

De fem partilederne på venstresida har mer grunn til å glede seg over juli-tallene enn motstanderne på høyresida.

De fem partilederne på venstresida har mer grunn til å glede seg over juli-tallene enn motstanderne på høyresida.

Stortinget

Juli-tallene: Klart flertall for regjering med Ap, Sp og SV

Arkivfoto fra besøk hos Bergen Engines

Arkivfoto fra besøk hos Bergen Engines

Tormod Ytrehus

Salget til russerne ble stoppet: Nå selges Bergen Engines i stedet til britisk konsern


Flere saker