JavaScript is disabled in your web browser or browser is too old to support JavaScript. Today almost all web pages contain JavaScript, a scripting programming language that runs on visitor's web browser. It makes web pages functional for specific purposes and if disabled for some reason, the content or the functionality of the web page can be limited or unavailable.

Slik er de uskrevne e-post-reglene

Etter 15-20 år med e-post har vi utviklet normer for hvordan vi kommuniserer på mail på arbeidsplassen.



15.11.2009
11:41
16.12.2013 11:52

At disse normene eksisterer er hovedfunnet i Karianne Skovholt sin doktoravhandling. Hun har sett på e-postkommunikasjon i arbeidslivet, nærmere bestemt ved å studere e-poster i en intern arbeidsgruppe i et telekomselskap.

– Jeg fant at vi har utviklet spesifikke normer for hvordan vi skriver og samhandler på e-post. Det er for eksempel normer for når vi behøver å svare på en e-post og for når vi sender kopi av e-posten til andre, sier Skovholt til NTB.

Noe på hjertet

I materialet Skovholt gikk igjennom, var det tydelig at direkte anmodninger og spørsmål i e-post krever et svar, eller i det minste en midlertidig respons.

– Hvis vi ikke svarer, kommer det gjerne en purring. Er e-posten derimot sendt som ren informasjon, og særlig hvis den er sendt til mange, behøver vi ikke å svare.

Dette gjelder også om en masseutsendelse inneholder spørsmål.

– Det kan sammenlignes med en som stiller spørsmål i et klasserom eller fra en talerstol. Det er ikke påkrevd at alle svarer, men har man noe på hjertet, er det ok å rekke opp hånden, sier Skovholt, som til daglig er ansatt i Språkrådet.

Gapestokk og seierspall

Skovholt finner det særlig interessant hvordan vi har normer for bruk av kopier:

– Vi plasserer primære mottakere i til-feltet og sekundære mottakere i kopifeltet. De som står oppført i kopifeltet blir på en måte overførere til dialogen i e-posten. Vi vil nok hevde at vi inkluderer flere mottakere i kopifeltet for å informere dem, men påskuddet om at dette er informasjon dekker ofte en underliggende agenda, mener Skovholt.

Grovt sett mener hun at vi bruker kopifeltet for å gjøre e-posten til en gapestokk eller en seierspall.

– Når det for eksempel er snakk om en konflikt kan vi sende kopier til flere for å synliggjøre våre synspunkt for flere eller å synliggjøre andres urimelighet. Kopiene går da ofte til dem vi opplever som våre allierte.

Andre ganger sender vi kopier for å vise oss fram.

– Vi sender kanskje synspunkt og ideer til mange for å vise at det kom fra oss først og for å få gjennomslag hos flere.

Useriøst

Da e-posten for alvor ble tatt i bruk på 1990-tallet var formen mye mer skriftlig og formell enn den er i dag.

– Flere studier understøtter at vi nå har en mer dialogpreget stil når vi sender e-post. Det er for eksempel vanlig å sende korte e-poster, uten hilsen og signatur. Vi bruker også tegn for å uttrykke det vi i en vanlig samtale ville vist med trykk og tonefall. Vi bruker for eksempel utropstegn eller tre prikker på slutten av setninger. I arbeidssammenheng har jeg for øvrig ikke sett mye av det, det oppfattes nesten som litt useriøst. Det som blir mest brukt der er nok smilefjeset.

Tidligere forskning har konkludert med at e-post er et medium, heller én egen sjanger.

– E-post er et hybrid som muliggjør mange sjangre, gjerne delt inn i tre hovedsjangre. Det kan være en oppslagstavle, der vi informerer. Det kan være et postbud, som når vi sender vedlegg. Dessuten kan e-post fungere som samtale, med innspill og respons, sier Skovholt. (ANB-NTB)

* Da verktøyet kom, var det vanlig å føre interne diskusjoner på e-post. I dag er det mer vanlig at man fører slike diskusjoner på egne nettforum.

* Det var også ganske vanlig å sende kjedebrev på e-post. Det er det etter hvert også blitt mindre av.

* E-post brukes nå for å informere, videreformidle og føre direkte dialog.

* Kommunikasjonen innad i grupper viser at vi påvirker hverandres e-stil. Hvis for eksempel én begynner å bruke smilefjes, tar ofte de andre etter.

* Menn som kommuniserer med menn er mer tilbakeholdne med smilefjes enn kvinner som skriver til kvinner.

* Når konflikter oppstår, formaliseres språket mellom partene. Stilen blir mindre muntlig, og vi slutter å uttrykke følelser med fjes.

Var dette interessant? Vil du dele den med noen andre?
15.11.2009
11:41
16.12.2013 11:52



Mest lest

DÅRLEG RÅD: Ikkje alle studentar har rike foreldre, påpeikar Nathalie Mercadal.

DÅRLEG RÅD: Ikkje alle studentar har rike foreldre, påpeikar Nathalie Mercadal.

Tormod Ytrehus

Permitterte Nathalie får ikkje dagpengar. No blir ho heimlaus

SKRUR STORE BILER: Janne Nyheim (til venstre) og Marianne Aga skrur store biler hos Bertel O. Steen i Indre Arna i Bergen kommune.

SKRUR STORE BILER: Janne Nyheim (til venstre) og Marianne Aga skrur store biler hos Bertel O. Steen i Indre Arna i Bergen kommune.

Håvard Sæbø

Janne og Marianne skrur biler hos Bertel O. Steen. Det hender fortsatt at kunden steiler

Koronakrisa har rammet Robin Storevik (26) hardt økonomisk. Han kan bli tvunget til å skifte bransje.

Koronakrisa har rammet Robin Storevik (26) hardt økonomisk. Han kan bli tvunget til å skifte bransje.

Privat/Ole Palmstrøm

Robin (26) har blitt permittert tre ganger siden mars: – Umulig å etablere seg på 10.000 kroner i måneden

KORONATILLEGG: Jorunn Martinsen, tillitsvalgt i Coop-eide Norsk butikkdrift, synes de butikkansatte burde få et koronatillegg for innsatsen de har lagt ned i løpet av pandemien.

KORONATILLEGG: Jorunn Martinsen, tillitsvalgt i Coop-eide Norsk butikkdrift, synes de butikkansatte burde få et koronatillegg for innsatsen de har lagt ned i løpet av pandemien.

Martin Guttormsen Slørdal

Butikkansatte i Rema og Coop får ikke koronabonus: – Ekstremt urettferdig, sier tillitsvalgte Jorunn

FÅR TILBAKE FRITID: Kjersti Heim er en av mange som denne uka kan glede seg over Fagforbundets seier i Arbeidsretten. Her fra gårdsbruket hjemme på Gjemnes i Møre og Romsdal.

FÅR TILBAKE FRITID: Kjersti Heim er en av mange som denne uka kan glede seg over Fagforbundets seier i Arbeidsretten. Her fra gårdsbruket hjemme på Gjemnes i Møre og Romsdal.

Privat

Dommen om spisepauser: Kjersti (28) får en time mer fritid i uka og en ukelønn inn på kontoen

Ikke vær overrasket om du får dette synet på butikken fredag 4. desember. Da er det nemlig «uniform på jobb-dagen» for HV-soldatene.

Ikke vær overrasket om du får dette synet på butikken fredag 4. desember. Da er det nemlig «uniform på jobb-dagen» for HV-soldatene.

Helge Rønning Birkelund

For første gang i historien skal Heimevern-soldater dra på jobben med uniformen på

 NTL-tillitsvalgt i Statens Vegvesen Inger Sigridnes sier det er første gang ansatte får julegratiale så lenge hun har jobbet i etaten.

NTL-tillitsvalgt i Statens Vegvesen Inger Sigridnes sier det er første gang ansatte får julegratiale så lenge hun har jobbet i etaten.

Ole Palmstrøm

Statens vegvesen gir 5.000 i julegave til alle ansatte

Henrik Asheim

Henrik Asheim

Jan-Erik Østlie

Høyre advarer om kostnadene ved økt minstepensjon

Jan Christian Vestre investerer i møbelfabrikk på Magnor, på denne tomta. Den skal både bli miljøvennlig og ha ordnede forhold for de ansatte.

Jan Christian Vestre investerer i møbelfabrikk på Magnor, på denne tomta. Den skal både bli miljøvennlig og ha ordnede forhold for de ansatte.

Helge Rønning Birkelund

Fabrikkeier Jan Christian Vestre vil at ansatte skal være fagorganiserte – og betaler gjerne kontingenten

DÅRLIG STEMNING: Knut-Johannes Berg forteller om hissige reaksjoner blant de streikende etter at Parat inngikk avtale med arbeidsgiverne.

DÅRLIG STEMNING: Knut-Johannes Berg forteller om hissige reaksjoner blant de streikende etter at Parat inngikk avtale med arbeidsgiverne.

Sissel M. Rasmussen

Streikende vektere ble provosert da kollegene i Parat inngikk avtale: – Det ble munnhuggeri

Knut Viggen

Tillitsvalgt Alexander ble sagt opp – kollegene lover kamp

SAKEN BLE HENLAGT: – Jeg stusser over at påtalemyndigheten nedprioriterer vekterne samtidig som de selv er ute i media og forklarer hvor alvorlige slike trusler er, sier vekteren «Mina», som vil være anonym av hensyn til sin egen sikkerhet.

SAKEN BLE HENLAGT: – Jeg stusser over at påtalemyndigheten nedprioriterer vekterne samtidig som de selv er ute i media og forklarer hvor alvorlige slike trusler er, sier vekteren «Mina», som vil være anonym av hensyn til sin egen sikkerhet.

Emmie Olivia Kristiansen

Den astmasyke vekteren «Mina» ble hostet på av en som sa han var koronasmittet

Nå fortviler mor over at gutten er blitt så dårlig etter fem år med offentlig omsorg.

Nå fortviler mor over at gutten er blitt så dårlig etter fem år med offentlig omsorg.

Hanna Skotheim

Etter fem års kamp mot barnevernet har mor fått sønnen hjem: – Han har fortalt at han trodde jeg var død

Colourbox / innfelt skjermdump

Kor mykje får permitterte i dagpengar? Sjekk kalkulatoren

Vekterne har kommet med et nytt tilbud til arbeidsgiversida i et håp om å finne en løsning på den mer enn to måneder lange streiken.

Vekterne har kommet med et nytt tilbud til arbeidsgiversida i et håp om å finne en løsning på den mer enn to måneder lange streiken.

Paul S. Amundsen

Vekterne har et forslag til en løsning på streiken

Siv Jensen

Siv Jensen

Jan-Erik Østlie

Alle partiene på Stortinget stiller i nye pensjonsforhandlinger

SE TORSKEN: Bjørn Erik Vangen har vekslet mellom å være gründer og institusjonskokk etter han gikk ut fra Trondheim kokk- og stuertskole. Her tilbereder han dagens kortreiste torskemåltid.

SE TORSKEN: Bjørn Erik Vangen har vekslet mellom å være gründer og institusjonskokk etter han gikk ut fra Trondheim kokk- og stuertskole. Her tilbereder han dagens kortreiste torskemåltid.

Ole Martin Wold

Ved Leksvik Helsetun er kjøkkenet fritt for halvfabrikata og frossen kneipp

MER UTSATT: Barn i Bergen-studien fant at andelen 1.-3. klassinger med en psykisk lidelse var fem ganger høyere i lavinntektsfamilier enn i familier med gjennomsnittsinntekter.

MER UTSATT: Barn i Bergen-studien fant at andelen 1.-3. klassinger med en psykisk lidelse var fem ganger høyere i lavinntektsfamilier enn i familier med gjennomsnittsinntekter.

Colourbox.com

Atferdsproblemer hos barn og unge kan bunne i dårlig råd. Det blir ofte oversett, mener psykologen

Per Olaf Lundteigen

Per Olaf Lundteigen

Jan-Erik Østlie

Sp mener SV og Frp har valgt en for dårlig modell for pensjonistene

Jan Bøhler

Jan Bøhler

Ylva Seiff Berge

Senterpartiet fosser fram i Oslo – kan få to på tinget


Flere saker