Åpent kontorlandskap: Mens Giselda drives til vanvidd, jobber Anna med hodetelefoner på

Merete Jansen

merete.jansen@lomedia.no

Ole Palmstrøm

ole@lomedia.no

– Her kan de ansatte legge tingene sine når dagen er over og pulten må ryddes.

Tillitsvalgt Lars Martin Mediaas i Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD) åpner opp et av skapene der man får oppbevare dokumenter, bærbar PC, tastatur og andre hjelpemidler.

To avdelinger i departementet tester i noen år ut det som kan bli standarden for hele det nye regjeringskvartalet i Oslo.

Når journalist og fotograf er innom for å se på lokalene til pilotprosjektet, vil vi gjerne høre hva de ansatte selv synes om de nye løsningene, med blant annet «clean desk», «free seating» og aktivitetsbaserte kontorløsninger.

Men ingen vil snakke, verken LO-medlemmer eller andre. Selv ikke under løfte om anonymitet.

Blandet respons

Etter at vi har vært der en liten stund, er det likevel tydelig at flere har mye på hjertet. Så mye at det nærmest renner over.

Dette handler bare om ideologi, får vi høre. En ansatt med lang fartstid i statsadministrasjonen hevder politikerne ønsker å pynte seg med at alt skal være så moderne. Dette uten å ha tenkt gjennom om løsningen passer for den type arbeid som de fleste driver med akkurat her. Nemlig arbeid som krever konsentrasjon.

Mye av det vi får høre i løpet av den neste halvtimen, er krass kritikk av prosjektet. Men slett ikke alle ansatte er negative.

– Det er en lettelse å ha så lite på pultene. Alt er blitt mye enklere, roper en stemme borte i korridoren.

En annen framhever at flere av dem synes det er kjekt å jobbe på nye måter. Og at man uansett ikke er like knyttet til en stasjonær PC som det man var tidligere.

I en undersøkelse fra forskningsstiftelsen Fafo svarer flere av deltakerne i prosjektet at de oppfatter dette som et forsøk på å spare plass enn som et tiltak for å finne bedre måter å jobbe på.

Samtidig er det tydelig at de nyoppussede lokalene faller i smak. Seks av ti liker dem godt, bare to av ti liker dem dårlig.

Noe av det som ikke fungerer, er for lite plass til å henge fra seg klær. Det er også for få rom å flytte seg til dersom man trenger å ta en telefon eller jobbe uforstyrret, og den sosiale sonen ved kjøkkenet er altfor liten til at alle som ønsker det, kan spise lunsj der.

JOBBEN I EN BOKS: Lars Martin Mediaas, leder i NTL KDD, viser størrelsen på en personlig oppbevaringsboks for ansatte som er med på pilotprosjektet i Kommunaldepartementet.

Ole Palmstrøm

Mest for å spare? Åpne kontorlandskap handler for mye om penger og for lite om arbeidsmiljø, mener forsker (2018)

– Stemmer som driver meg til vanvidd

På Høgskolen Vestlandet åpnet man høsten 2020 et helt nytt bygg, som også er basert på prinsippet om aktivitetsbaserte arbeidsplasser.

Rent visuelt kunne lokalene på Kronstad knapt vært bedre. Åpne trapper i tre slynger seg mykt oppover etasjene rundt det plantefylte atriet, og dagslys strømmer inn gjennom store vindusflater og ikke minst gjennom glasstaket. I kontorlandskapene bidrar teppelagte gulv og polstrede skillevegger mellom pultene til å dempe de skarpeste lydene.

Alle fagforeningene protesterte mot planene. Noen år senere spriker oppfatningene veldig blant NTLs medlemmer.

– Jeg var veldig skeptisk i starten, men nå stortrives jeg, sier Anna Laupsa Helvik.

For tillitsvalgt Giselda Di Giovanni er situasjonen motsatt. Hun har tidligere hatt gode erfaringer med å jobbe i åpent landskap, men her på Kronstad synes hun utbyttet er dårlig:

– Det fungerer ikke et øyeblikk for meg. Noen stemmer driver meg til vanvidd. I tillegg har jeg utviklet allergi og kan ikke sitte i rom med tepper.

Giselda Di Giovanni

Ole Palmstrøm

Di Giovanni klarer noen ganger å få plass på kontoret til en kollega som ikke har tepper på gulvet. Resten av tiden tar hun med seg den bærbare PC-en ut i korridorene og sitter der hun finner en ledig stol.

– Jeg tenkte i starten at dette skal jeg takle, det går nok bra. Men det gjør ikke det. Man blir forstyrret av andre som lager lyder og som beveger seg rundt.

Selv jobber hun med oppgaver der hun ikke trenger å samhandle noe særlig med de rundt seg. Hun behøver heller ikke å bytte mellom ulike soner, slik det legges opp til med aktivitetsbaserte kontorplasser.

Ikke alle savner cellekontor

Kollega Lena Seim Grønningsæter er på sin side henrykt over den nye måten å jobbe på. Hun skjønner at hun på en måte er unntaket som bekrefter regelen, men med sin utadvendte personlighet elsker hun å ha folk rundt seg. Juristen hevder at hun konsentrerer seg best når det ikke er helt stille.

– Det passer meg godt å bevege meg rundt i lokalene og huke tak i de jeg vil snakke med. Ta en kjapp diskusjon. Bare det å ha noen å pynte seg for hver dag, er et stort pluss, smiler hun.

Lena Seim Grønningsæter

Ole Palmstrøm

På cellekontor har Grønningsæter ofte opplevd at hun mister tråden og blir sittende og surre med likt og ulikt på PC-en.

– Jeg savner ikke kontoret i det hele tatt, det var ensomt!

Anna Laupsa Helvik er litt mindre glad i lydene, spesielt når hun skal grave seg ned i store mengder tallmateriale. Men hun løser dette greit ved å bruke høretelefoner.

– Jeg har oppdaget mye ny musikk på Spotify, ler hun fornøyd.

BRUKER HODETELEFONER: Anna Laupsa Helvik.

Ole Palmstrøm

Helvik har fortsatt ikke vent seg helt til at papirbunkene er borte. Det er en stor overgang å skulle ha alt på skjermen. For Grønningsæter sin del, pleide kanten på skjermen tidligere å være full av små post-it-lapper.

– Man samler utrolig mye dritt! Nå har jeg stort sett huskelappene i et program på PC-en.

Løsning som krever stor plass

Noe de ansatte har vært bekymret for ved Høgskolen på Vestlandet, er at det ikke skal være nok plass til alle når dagene med hyppig bruk av hjemmekontor er overstått. I utgangspunktet skal 80 personer kunne bruke en etasje med 65 arbeidsplasser. Da vi var på besøk før sommeren, hadde lokalene ennå aldri vært helt fulle.

Ifølge Di Giovanni er det en del som sier de har behov for å sitte hjemme, for å kunne jobbe godt nok.

– Andre kommer på kontoret fordi de savner kollegene, ikke fordi de har det så bra her.

At fellesskapet er en viktig driver for å få folk tilbake på kontoret, er noe som bekreftes av forsker Mari Holm Ingelsrud ved Arbeidsforskningsinstituttet (AFI) ved OsloMet.

Sammen med flere kolleger har hun gjennomført en spørreundersøkelse blant mer enn 3000 arbeidstakere om det å ha hjemmekontor, både under og etter nedstengningen.

Der har de sett en klar tendens:

– Jo flere av kollegene som jobber hjemmefra, jo større er ønsket om å gjøre det samme selv. Man vil ikke sitte mer eller mindre alene på kontoret. Men man vil heller ikke være den ene som jobber hjemme.

FORSKER: Forsker Mari Holm Ingelsrud ved Arbeidsforskningsinstituttet (AFI) ved OsloMet.

Eirik Dahl Viggen

Undersøkelsen viser også at utformingen av kontoret og hvilket utstyr man har tilgang på, betyr mye for eventuelle ønsker om å jobbe hjemme. De som sitter på cellekontor, ønsker seg sjeldnere hjem enn de som jobber i åpent landskap.

– Så virksomhetenes utforming av kontorene kan påvirke hvorvidt ansatte har lyst å komme tilbake eller jobbe hjemme. Dette henger nøye sammen.

Intervjuer med lederne i ti virksomheter var en del av materialet. Disse hadde ulik tilnærming til hvor fritt det burde være å jobbe hjemmefra. Men én ting var alle enige om: Det beste er å ha flest mulig på kontoret.

Lederne sier de har erfart at det fungerer greit å ha medarbeiderne på hjemmekontor, så hvorfor er det da viktig for dem å få dem inn i fellesskapet igjen?

– De er blant annet bekymret for å miste den uformelle kunnskapsoverføringen som skjer når man møter folk ansikt til ansikt. De erfarne medarbeiderne kan med fordel sitte hjemme, da får de tid og ro til å konsentrere seg. Men det er et tap for de mindre erfarne, som kunne hatt nytte av å ta kontakt med de med mest kunnskap og erfaring.

Flyttet til større lokaler

I den private bedriften Kongsberg Digital har ledelsen tillit til at de om lag 300 ansatte selv klarer å velge hvor det er effektivt og smart å utføre jobben. Samtidig gjør ledelsen det de kan for å friste dem til å komme på kontoret:

– Vi ønsker å ha et arbeidssted som mobiliserer til samarbeid. Særlig etter to år med covid, der kalenderne har vært fulle av Teams-møter, sier HR-direktør Kristin Ruud.

Som hjemme:– Kontoret skal ikke være jålete, men litt hjemmekoselig, forklarer Kristin Ruud, HR-direktør i Kongsberg Digital.

Ole Palmstrøm

For å få dette til, har de flyttet fra cellekontorer til lokaler med mulighet for mange ulike aktiviteter.

I noen soner med et titalls pulter skal det være helt stille. Andre områder er ment for prat og aktivitet. Valg av farger, lamper og planter minner lite om et tradisjonelt kontor.

– Det skal ikke være jålete, men litt hjemmekoselig, forklarer Ruud.

– Man skal ha litt følelsen av å komme hjem når man kommer på jobb. Mange ansatte har flyttet hit i forbindelse med jobb og bor kanskje i kollektiv eller på små hybler. De skal kjenne at her er det hyggelig å være. Alle skal føle tilhørighet, poengterer hun.

Blir man lei av stillesittende arbeid, kan man trekke til kafésonen og spille shuffle eller bordtennis. Eller ta en runde på X-box med en kollega i den dype hjørnesofaen. De som føler behov for frisk luft, kan ta med den bærbare til takterrassen eller ta det planlagte møtet med en kollega under en gåtur i en foreslått løype langs Lysakerelva.

Avslappet: Den sosiale sonen egner seg for møtevirksomhet. De som har blitt vant til å jobbe i sofakroken, kan også slenge seg ned her. Trenger man en pause, finner man bordtennis og shuffle board i naborommet.

Ole Palmstrøm

Policyen er at det er bedre å lokke enn å tvinge. «Fomo», fear of missing out, er et begrep Ruud gjentar flere ganger. Ved å tilby de ansatte opplevelser de ikke vil gå glipp av, lokker bedriften dem til seg. Det kan blant annet handle om interessante miniforedrag eller sosiale samlinger.

Eller som den dagen vi er innom: Utdeling av is på takterrassen. Invitasjonen dukker opp på skjermen hos alle kort tid i forveien, men bare de som er fysisk på kontoret kan delta.

Og summen av det hele ser ut til å virke godt. Adgangsregistreringen viser ifølge Ruud at de fleste er innom kontoret hver dag, med en stor dupp på fredager.

Hun tror de ansatte setter stor pris på fleksibiliteten, men at når det kommer til stykket, så søker folk sammen.

Fleksibelt: I soner som dette kan de ansatte velge selv om de vil sitte med en bærbar PC eller ta en kaffeprat med kolleger.

Ole Palmstrøm

Hva er stort nok?

– Hvis vi skal ha arealer som stimulerer til variasjon og andre måter å jobbe på enn ved en hev-senk-pult, krever det plass. Det samme gjelder for de sosiale sonene, som er viktige for oss, sier Kristin Ruud i Kongsberg Digital.

Forsker Mari Holm Ingelsrud ved AFI tror heller ikke det er så mye areal å spare på aktivitetsbaserte arbeidsplasser:

– Jo flere som deltar på Teams-møter mens de er på kontoret, jo flere stillerom trenger man, for eksempel. Det er flere arkitekter som har påpekt at man trenger minst like mye plass til slike løsninger som til de tradisjonelle cellekontorene.

I det nye regjeringskvartalet, jobber man ut fra en mal på 23 kvadratmeter per ansatt. Da er alt av korridorer, toaletter og fellesrom med i regnestykket. Normen stammer fra 2015 og ble til på initiativ fra Solberg-regjeringen. Dersom man kalkulerer med underdekning, altså at ikke alle ansatte skal være på jobb samtidig, ganger man med et lavere antall ansatte.

I Statsbygg, som sitter med ansvaret i mange statlige utbygginger, mener man dette er tilstrekkelig for å finne gode løsninger. Man kan i mange tilfeller også klare seg med mindre, mener kommunikasjonsdirektør Hege Njaa Aschim. Hun viser til Finland, der malen i mange år har vært 18 kvadratmeter per ansatt.

– Det er ikke arealet i seg selv som er utfordringen, men hvordan man sikrer alle deler av en persons arbeidshverdag. Det er fullt mulig å få til gode løsninger innenfor 23 kvadratmeter, men man må analysere forholdene nøye, også framover i tid. Om 10–15 år, regner vi da med å være mange flere? Kommer vi til å jobbe på samme måte? Kanskje mer digitalt? Hvor fleksible løsninger kan vi lage som tar høyde for endringer vi ikke ser akkurat nå?

Statsbygg er blant annet byggherre for det nye regjeringskvartalet og skriver dette på egen nettside:

«Med et aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept vil de ansatte kunne jobbe der det passer ut fra den aktuelle oppgaven. Slik sikres departementene stor fleksibilitet og gode muligheter for samhandling.»

Rapport: Mange arbeidstakere blir ikke hørt når en bedrift skal omorganiseres

Opplever ikke at de medvirker

Deltakerne i pilotprosjektet for utformingen av disse arbeidsplassene, opplever ikke at de har veldig stor grad av innflytelse på resultatet. Bare to av ti svarer i undersøkelsen til Fafo at de har god eller svært stor medvirkning. Bortimot fire av ti mener den er dårlig, resten synes verken det ene eller det andre.

En av de ansatte påpeker at vedtaket om åpent kontorlandskap ble banket gjennom av den forrige regjeringen. Uten diskusjon og uten å lytte til forskere, interesseorganisasjoner og Statens institutt for arbeidsmiljøforskning, hevdes det. Piloten kom på plass etter at vedtaket var gjort, presiserer den ansatte og føyer til:

– Slik skapes det et inntrykk av at de lytter til hvordan vi opplever arbeidsforholdene. Det er mest av alt provoserende!

Da de ansatte var samlet før jul i fjor for å dele erfaringer, kom det blant annet fram at de har mistet mye av det sosiale på jobben, fordi de ikke kan snakke like åpent med kolleger og ledere når andre hører på. En god del synes også det er en stressfaktor å skulle pakke opp og ned alt av utstyr og dokumenter hver gang de skal være borte fra pulten noen timer.

Giselda De Giovanni som har prøvd ut arbeidsformen en stund ved Høgskolen Vestlandet, sier det slik:

– Det er lettere å miste tråden når man ikke får systematisert dokumenter og notater på pulten. Det er som å starte på nytt hver gang!

Dette sier KDD-ledelsen og statssekretæren:

Regjeringen vil ha gode arbeidsforhold i nytt regjeringskvartal, men vurderer å redusere kontorarealene ytterligere. Her svarer ledelsen i KDD og statssekretær om arealbruken.

– Hvilken mulighet har de ansatte i testpiloten reelt sett til å påvirke utformingen, så lenge det er vedtatt at det skal være aktivitetsbaserte kontorløsninger?

Svar fra KDD: Undersøkelsen viser at brukermedvirkningen før innflytting kunne vært bedre. Det skyldes antakelig flere forhold: Brukermedvirkningen ble dels ble gjennomført i en pandemisituasjon, og rammene for hva som skal testes i piloten gjorde at handlefriheten var begrenset. I tillegg legger arealene i bygget R5 noen fysiske begrensninger for ombyggingen som skiller seg fra nytt regjeringskvartal. Dermed blir for eksempel garderobeløsninger, ventilasjon og toalettforhold dårligere enn i nytt kvartal. Samtidig viser undersøkelsen at de fleste ansatte trives godt eller svært godt i pilotlokalene.

– Både forskere, arkitekter og private aktører påpeker at effektive, aktivitetsbaserte kontor krever minst like stort areal per ansatt som cellekontor. Er dere villige til å bruke det arealet som må til?

Svar fra KDD: Statsbygg mener aktivitetsbaserte løsninger er mer arealeffektive enn cellekontorer. For små virksomheter vil det kunne være avvik fra dette. Regjeringen legger til grunn at det skal være gode arbeidsforhold for departementsansatte. Samtidig må kostnadene for nytt regjeringskvartal holdes så lave som mulig. Da er det også nødvendig å vurdere mer effektiv arealbruk per ansatt, for eksempel ved å redusere dekningsgrad. Det er dialog med hovedsammenslutningene om tiltak som nå vurderes.

– Forrige regjering sto bak vedtaket om at alle i departementene skal jobbe aktivitetsbasert. Er det åpning for at dagens regjering gjør en ny vurdering?

Statssekretær Gunn Karin Gjul (Ap) svarer: – Regjeringen forutsetter at det skal være gode arbeidsforhold for alle som jobber i departementene. Samtidig må vi holde kostnadene så lave som mulig og derfor vurdere hvordan vi kan bruke arealene mest mulig effektivt. I nytt regjeringskvartal kan departementene velge mellom åpent kontorlandskap med fast plass, eller et aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept. Den faglige anbefalingen er at departementene bør velge et aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept. Vi vurderer nå om det bør bli obligatorisk å velge aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept, og er i tett dialog med hovedsammenslutningene om dette.