Fredrik Wildhagen, advokat i LO

SPØRSMÅL: Arbeidsgiver vil lese min jobbmail. Har de lov til det? Sjefen sier at de har lov, ettersom det står i arbeidskontrakten min.

SVAR: Arbeidsgiver har som regel ikke rett til innsyn i arbeidstakers e-postkasse. Dette gjelder også for personlig arbeidsområde på arbeidsgivers datanettverk. I enkeltstående tilfeller, for konkrete og lovlige formål, kan innsyn være tillatt.

En arbeidstaker kan ikke på forhånd godkjenne innsyn. Det er bare lovlig, dersom de strenge vilkårene i personvernforordningen og e-postforskriften er oppfylt.

Innsyn kan være tillatt i to tilfeller: Det første er når det er nødvendig for å ivareta driften av virksomheten eller andre berettigede interesser ved virksomheten. Det andre er ved mistanke om grove brudd på arbeidstakerens plikter.

Arbeidstakeren skal, så langt det lar seg gjøre, gis anledning til å uttale seg før innsynet gjennomføres, og gis anledning til å være til stede under selve gjennomføringen. Arbeidsgiveren må sette frister som gjør at arbeidstakeren har reell mulighet til å bruke rettighetene sine.

Forskriften gir ikke arbeidsgiveren rett til innsyn i arbeidstakerens egne private e-postkasser, selv om dette noen ganger blir brukt i arbeidet ved virksomheten. Innsyn i slike kommunikasjonsmidler reguleres av de generelle reglene i personvernforordningen.

Det skal svært mye til før man kan gjennomføre et slikt innsyn uten å bryte reglene i forordningen. Det kommer av disse kommunikasjonsmidlenes svært private karakter.

Mitt råd vil være å be arbeidsgiveren om skriftlig begrunnelse for grunnlaget for innsynet. Ta kontakt med tillitsvalgte for bistand.

Begrens private aktiviteter i arbeidsgiverens datasystem. Dette er ment for å utføre arbeidsoppgaver. Merk e-poster som er private med «privat» i emnelinjen, og lagre disse i et mappesystem som tydelig viser at innholdet er privat. Dette gjelder også for e-poster til og fra tillitsvalgt.

Husk at alt du foretar deg både på internett og med e-postsystemet, vil kunne spores tilbake til deg. Dersom du opplever at arbeidsgiveren ikke gir deg noen begrunnelse for innsynet, eller du mistenker at innsynet for øvrig er ulovlig, har du mulighet til å klage til Datatilsynet.