Ragnhild Heyerdahl

ragnhild@lomedia.no

Godkjenning av innkalling, beretning og årsregnskap … Med mindre du er av typen som elsker å dykke ned i vedtekter og regnskapstall, kan årsmøte-innkallingen i seg selv virke avskrekkende.

Jonas Bals er fagleder i LO og har sammen med Helga Pedersen skrevet boka «Tillitsvalgt. En håndbok i organisasjonsarbeid». Han oppfordrer tillitsvalgte til å bruke årsmøtet godt. Årsmøtet er «organisasjonens versjon av nyttårsaften», heter det i håndboka. Det kan gjerne gjøres til en litt høytidelig anledning, mener Bals.

– Hvorfor?

– Fordi årsmøtet er et demokratisk organ. Demokratiet er både noe veldig hverdagslig og noe vi tar for gitt, og samtidig noe vi burde gjøre mer stas på. Særlig i en tid hvor mange ser ut til å glemme hvorfor det er viktig å ta vare på, sier han.

Begynn i god tid

Årsmøtet er det høyeste organet i en fagforeningen, og et møte fagforeningen er pålagt å ha. Det står i vedtektene.

De forskjellige forbundene kan ha ulike regler for når årsmøtet skal gjennomføres, og hvilke frister som gjelder.

Jonas Bals har en klar oppfordring om å begynne planleggingen i god tid. Han oppfordrer tillitsvalgte til å tenke igjennom på forhånd hva det er de ønsker å få ut av møtet.

Inviter en innleder

De formelle punktene må selvsagt med. Årsmøtet skal behandle årsmelding og årsregnskap, og det skal gjennomføres valg. Men årsmøtet kan med fordel inneholde mer enn bare formalia, mener Bals.

Som på nyttårsaften er årsmøtet en dag for å oppsummere året som har gått, og gjerne sette noen nye mål, mener forfatterne av boka. Litt høytid kan for eksempel innebære å hedre jubilanter, eller å minnes fagforeningskamerater som har gått bort i løpet av året.

Er det en sak eller et tema som opptar mange av medlemmene? Kan klubben invitere noen utenfra til å holde en innledning som kan inspirere?

Det trenger ikke alltid å handle om forholdene på arbeidsplassen. Det kan like gjerne handle om sykelønn eller krigen på Gaza, mener Bals.

– Snakk med medlemmene på forhånd. Hva er de interessert i? råder Bals.

Målet bør være at møtet oppleves som relevant og hyggelig, og at medlemmene går derfra med en god opplevelse og kanskje ny kunnskap.

Hold orden på det formelle

Selv om det kan virke litt stivt og gammeldags, er det viktig at det formelle er i orden, understreker Bals.

En fagforening er som oftest del av en større demokratisk struktur. Det betyr at vedtak skal sendes videre til andre ledd i organisasjonen, minner han om.

Formalitetene har dessuten en annen funksjon: Det skal være gjennomsiktig for medlemmene hvordan organisasjonen styres.

– Det handler dypest sett om at årsmøtet er et demokratisk organ, sier Bals.

De formelle vedtakene trenger ikke å ta lang tid, understreker han.

– Men desto viktigere er det at innkalling og sakspapirer er sendt ut i god tid før møtet. Medlemmene skal ha mulighet til å forberede seg på det som skal besluttes.

La oppgavene gå på rundgang

God møtestruktur er viktig. Bals anbefaler at minst én av dem som leder møtet, har erfaring og vet hvordan et årsmøte skal ledes. Dette for å sikre at medlemmenes demokratiske rettigheter blir ivaretatt.

Samtidig kan det være lurt å invitere med noen som ikke har gjort det før, nettopp for å bygge organisasjonskunnskap hos flere. For eksempel kan man ha to møteledere i stedet for én – en erfaren og én ny.

Da blir man mindre sårbar som organisasjon den dagen de erfarne forsvinner ut, understreker han.

Involver flere

Å trekke flere medlemmer inn i planleggingen av møtet, er dessuten et godt råd for å få flere til å komme. Den jobben trenger ikke gjøres av klubbleder eller klubbstyret alene, påpeker Bals.

– Folks synes ofte det er hyggelig å bli spurt. Kanskje noen av medlemmene kan tenke seg å lage maten til møtet? Eller kanskje noen vil bidra med et kulturinnslag?

Om det er mange nye medlemmer, eller dersom det er mange som ikke tør å ta ordet, finnes det noen triks. Ett råd er å ta kontakt med nye medlemmer i forkant og avtale å slå følge til møtet.

Hvis møtet ikke er altfor stort, går det an å åpne møtet med at alle sier et eller annet, for eksempel hvilken TV-serie de ser på. Når man først har brukt stemmen sin i møtelokalet én gang, er det lettere å gjøre det igjen, forklarer Bals.

Fellesskapet er viktig

– Det å møtes er viktig i seg selv, sier Bals.

Derfor kan det også være lurt å avslutte møtet med noe sosialt.

Målet må være at medlemmene kjenner at det er fint å være med i det fellesskapet som fagforeningen er, påpeker han.