Øystein Windstad

oystein.windstad@fagbladet.no

Dårlig arkivering koster kommuner, skattebetalere og individer dyrt. Det er konklusjonen i en ny rapport utrederne i Menon Economics har laget på oppdrag for Arkivverket.

Menon peker særlig på to problemer: Arkivering som foregår ineffektivt og derfor er unødvendig ressurskrevende, og at det tapes dokumenter som skulle vært arkivert.

Linda Gjeitanger, leder for Faggruppe arkiv i Fagforbundet nikker gjenkjennende. Hun har flere eksempler på at manglende arkivering har kostet dyrt.

Mye lest: Når folk ikke rekker ferga, får bryggemannskapet ofte skylda. En gang fikk Cato en pistol mot hodet

Dokumentasjonen som forsvant

I en kommune gikk to tidligere barnevernsbarn til rettsak i samme tidsrom. Begge mente at kommunen ikke hadde gjort nok.

– I det ene tilfellet hadde kommunen dokumentasjon på at de hadde gjort jobben sin. Kommunen mente også at de hadde gjort jobben sin i det andre tilfellet. Men de hadde ikke dokumentasjonen. Da ble det erstatning i det ene tilfellet. Og ikke i det andre. Bevisbyrden ligger på det offentlige, sier Gjeitanger.

KOSTER FLESK: Slurv i arkiveringen kan få sure konsekvenser lenger nede i løypa, bekrefter Fagforbund-medlem og arkivar Linda Gjeitanger.

Øystein Windstad

Konsulentene som tjente for mye

En annen historie som ble kostbar for en kommune, begynte med at et konsulentselskap vant en anbudsrunde og startet på oppdraget. Men kommunen hadde glemt en viktig detalj:

– Når det offentlige kjøper inn konsulenttjenester, har en kontrakter. Der står det hvor mye tjenesten skal koste. Men i dette tilfellet fakturerte konsulentselskapet for veldig mye mer. Da blir spørsmålet om hva som står i kontrakten. Og om du da ikke finner den kontrakten, fordi den aldri kom til arkivet, da blir det dyrt, sier lederen av Faggruppe arkiv.

Avgjørende for likebehandling

God eller dårlig arkivering er noe som huseiere kan merke fort. Eksempelvis når det kommer til byggesaker, som mange av Geitangers kolleger jobber med:

– Det er viktig med likebehandling. Det kan være at jeg søker om å bygge en garasje og får avslag. Men jeg ser naboen to hus lenger opp i veien med like stor tomt får garasje. Da skal vi ha muligheten til å kontrollere at sakene er behandlet likt. Det er en del slike saker om det har vært likebehandling. Det ser du i Tjøme kommune, for eksempel (avisa Dagens Næringsliv hadde for en tid tilbake en serie saker om hvordan rike innbyggere gikk fram for å få lov til å bygge hytter i strandsonen i Tjøme, red.anm.). Da må du ha dokumentasjon i arkivet for å kunne se om saksbehandlingen har gått rett for seg, sier arkivaren til Fagbladet.

Henvendelser på epost om byggesaker går ofte direkte til en saksbehandler. På byggesakskontoret kan dokumenteringen glippe:

– Saksbehandlerne ser det ikke som sin jobb å danne arkiv. De ser på sin oppgave å jobbe i sakene de har. Her kan det glippe litt, om saksbehandleren tenker at jeg har ikke tid til å få dette i arkivsystemet nå. Jeg gjør det etterpå, sier Geitanger.

Smart investering

Gjeitanger jobber til daglig som arkivleder i Digitaliseringsdirektoratet (Digdir). Hun mener bedre arkivsystemer blir vinn-vinn: Det blir både billigere og lettere tilgjengelig informasjon:

– Arkivverket har et prosjekt på gang med hvordan vi automatisk kan høste arkivverdige eposter. Det samfunnet ønsker seg nå, er innebygd arkivering. At systemet skal skjønne hva som er arkivverdig og få lagt det til en arkivkjerne, sier Gjeitanger og legger til:

– Den viktigste jobben vår er daglig drift og å holde orden på dokumentasjonen med tanke på bevis og likebehandling. Det er også veldig fint å tenke på at vi er med og bygger Norges historie. Som arkivarer. Jeg er også veldig opptatt av den demokratiske faktoren. At det offentlige skal være gjennomsiktig og at hvem som helst skal kunne gå oss etter i sømmene, sier faggruppelederen.

FLYKTIG: I digitaliseringens tidsalder er det mye dokumentasjon som havner på avveie eller aldri lagres på noe vis. Det kan koste samfunnet dyrt.

rasjon / montasje: Fagbladet/colourbox