Anders Hauge-Eltvik

anders@lomedia.no

Rett før jul lanserte kommunal- og moderniseringsminister kravet overfor alle statlige virksomheter: I 2014 skal de finne - og fjerne tidstyvene.

Med tidstyver mener Sanner arbeidsrutiner, lover, regelverk, innrapporteringskrav eller krav fra andre myndigheter.

– Vi vil fjerne unyttig rapportering, droppe unødige prosedyrer og dobbeltarbeid og forenkle regelverk der dette er mulig. Tidstyvene stjeler tid både fra innbyggere, næringsliv, fagfolk og ledere i forvaltningen, sa Sanner i en pressemelding, da prosjektet ble lansert.

Alle virksomheter må rapportere hva de har gjort i årsrapporten for 2014. Og innen 1. september, skal alle ha fortalt hva de sliter med av krav fra andre deler av staten.

– Hver enkelt arbeidsplass vet best hvor skoen trykker. Oppdraget går derfor til hver enkelt virksomhet i staten, uttalte Sanner ved lanseringen.

På hver enkelt arbeidsplass sitter ansatte, ofte NTLere, og kjenner trykket på begge skoene.

Her er noen råd fra fire NTLere:

– Voldsom papirmengde

Magne Brekken, førstekonsulent ved straffesakskontoret i påtaleenheten ved Sør-Trøndelag politidistrikt.

Magne Brekken har en mengde tidstyver i hverdagen. En enkelt dom setter i gang en lang kjede med operasjoner for ham.

– Når det faller dom i en straffesak, skriver dommeren domsslutninga inn i et system hos seg. Det skrives ut og sendes til politiet, som leser den og skriver domsslutninga inn i politiets system. Vi skriver så inn i et nytt skjema, som vi printer, og sender til Kriminalomsorgen. De legger informasjonen inn i sitt system. Så skriver vi ut et annet brev, som vi sender til Kripos. De skriver domsslutninga inn i strafferegisteret, og kaster papiret etterpå, beskriver NTL-medlemmet.

Han er ikke i tvil om at bedre datasystemer ville frigjort store mengder tid i statsforvaltninga.

– Vi kunne hatt dette som elektronisk utveksling, i alle fall mellom statlige etater. Nå sitter mange mennesker og gjør det samme, og det er unødvendig, sier han.

Et annet eksempel er personetterlysninger. På grunn av flere systemer som ikke kommuniserer med hverandre, må den samme informasjonen om den etterlyste skrives inn i tre ulike dataprogrammer, slik rutinen er i Brekkens politidistrikt.

Han konstaterer at måten arbeidet er lagt opp på nå gir veldig mye papir man må handtere, noe han mener går utover andre og viktigere oppgaver.

– Jeg skulle kanskje ønske at vi rakk å gjøre de litt større, overgripende tingene som idéutvikling, opplæring, veiledning og å fastsette rutinebeskrivelser. I kombinasjon med mange små detaljer og papir, og litt lite folk, rekker vi ikke over de litt større tingene, som kvalitetssikring, sier Brekken.

Han har store forventninger til satsingen i politiet som skal gi et mer moderne IKT-system.

– Jeg er optimistisk med tanke på framtida. Vi kommer nok dit resten av samfunnet er i dag, sier han.

– Bruker galgenhumor

Ingvill Arnesen, saksbehandler NAV Nes:

Ingvill Arnesen har funnet ut at den beste strategien mot tidstyveri er galgenhumor og aksept for at ting er som de er. Datasystemene er noe av det som skaper mest frustrasjon.

– Om en bruker flytter, endres den folkeregistrerte adressen automatisk i datasystemet. Men ikke postadressen. Så posten sendes feil, og kommer i retur. Når vi oppdager dette, har ikke vi som jobber på kontorene mulighet til å gå inn og rette adressen, men må sende en melding i et annet system. Selve endringen skjer på et kontor i Mo i Rana, forteller hun.

En annen tidstyv er brev som lages i ett system, som også må arkiveres i et system som ikke snakker med det første.

– Da må brevet skrives ut, en forside må printes, og alt må scannes og lagres i det andre systemet. Det kunne vært gjort så mye enklere, konstaterer hun.

Arnesen ser også problemer på andre områder enn datasystemene. Å vite hvem som har ansvar for å svare på hva kan ta mye tid. Stadige omorganiseringer med økende spesialisering er en annen tidstyv. Intranettet «Navet» kalles gjerne «Havet», fordi det er så stort og brukervennligheten er så liten.

– Vi jobber med flere programmer samtidig, og bruker mye tid på så svitsje mellom programmene. Nå får flere av oss to skjermer, som gjør det enklere, men fremdeles er det tungvint, sier hun.

– Minnepinnen går varm

Per Arne Aftret, overingeniør i Kartverkets Sjødivisjon:

Kartverkets Sjødivisjon har store arbeidsmengder som krever bruk av dybdedata for norske farvann 12 nautiske mil ut fra kysten. Denne dataen er fortsatt gradert av Forsvaret, noe som stjeler tid fra Per Arne Aftret.

– Vi bruker slike dybdedata hele tida, og siden Forsvaret graderer dem, må vi flytte data fra et gradert nett til ett åpent nett hver gang. Vi bruker minnepinner for å ta informasjonen fra det ene nettet til det andre, og det gir en del ekstraarbeid, forteller Aftret.

I jobben hans holder de sjøkartene oppdatert, og bidrar blant annet til kartlegging av biologisk mangfold. Hadde Forsvaret lempet på graderingen, kunne de fått unna arbeidet raskere.

– Det er et enormt databerg som ligger og venter, det har et perspektiv på flere tiår. Hadde graderingsregimet vært lempa på, kunne vi gjort ting kjappere, sier han, og legger til at han har hørt snakk om at en lemping kan være på gang.

Det ville også hjulpet kystkommuner, for eksempel ved etablering av havbruk. I dag må de søke om å få denne informasjonen, i tillegg til at innsynet er tidsbegrensa.

– Vi merker dette hver dag. Det går jo greit, men det er en tidstyv, fastslår NTLeren.

– Gir og tar

Knut Erik Andersen, førstekonsulent i NAV Forvaltning Akershus:

Knut Erik Andersen (bildet) har mest lyst til å skrive bok om alle tidstyvene i NAV.

– Dette er en hjertesak jeg har, og det hadde spart NAV mye tid, og kanskje kritikk mot servicen, om man hadde gjort noe med det, sier Andersen, som også er plasstillitsvalgt i NTL.

En av hans tidstyver må Stortinget hjelpe ham med:

– Om du går på arbeidsavklaringspenger (AAP) og blir gravid, skal du som oftest over på foreldrepenger. Så kan det skje forskjellige ting, som gjør at det tar litt lenger tid å innvilge foreldrepenger. I mellomtiden får du da AAP for å ha noe å leve av. Når vedtaket fattes, får du fulle foreldrepenger med tilbakevirkende kraft, også i perioden du har hatt AAP etter fødselen. Så da sender vi først et brev om at vi innvilger foreldrepenger. Så sender vi et nytt brev der vi krever tilbake feilutbetalt AAP. Vi gir med den ene handa og tar med den andre, og det fører til klager, behandling, anker og behandling i klageinstansen, forteller Andersen.

Han mener en motregningshjemmel i folketrygdloven kunne løst dette, noe som er en oppgave for Stortinget. Det samme gjelder dagpenger og overgang til AAP. Han ønsker seg regelendringer, slik at saksbehandlerne kan motregne de to summene, som ofte er identiske. Eventuelt bare krevd tilbakebetaling av mellomlegget.

– Det er veldig tungvint, og jeg synes det er vanskelig å forsvare overfor brukerne. Jeg er lite imponert over stortingspolitikernes kunnskapsnivå når det gjelder praktiske konsekvenser av vedtakene sine, sier han.