Tull med kontingenten

Det nye systemet har også ført til at Norsk Fengsels- og Friomsorgsforbund feilaktig har fått inn 100 000 kroner for lite.

Yngvil Mortensen

yngvil@lomedia.no

– I januar fikk NFF inn 100 000 kroner for lite i kontingent og forsikringsinnbetaling, sier Rita Bråten, nestleder i NFF. I tillegg har alle nye aspiranter som har meldt seg inn i NFF, og som ikke skal betale medlemskontingent til NFF, likevel blitt trukket i sin lønn for februar, opplyser Bråten.

– Det viste seg at mange medlemmer har falt ut av listene vi hadde sendt til Direktoratet for økonomiforvaltning, sier hun.

Etter å ha varslet om dette, mottok NFF en liste på papir over medlemmene som var trukket for kontingent og forsikring. Det gjør det vanskeligere og unødvendig tidkrevende for forbundet å sjekke mot medlemsregisteret.

– NFF har bedt om å få listene elektronisk for å undersøke hvem som er falt ut.

NFF kommer også til å kreve kompensasjon for ekstrautgiftene de har hatt i saken, når de har fått oversikt over omfanget.

– Ifølge personalhåndboka i staten har ansatte krav på forsinkelsesrente hvis lønna blir utbetalt for sent, sier Rita Bråten. Hun har sendt krav til Kriminalomsorgsdirektoratet om at alle NFF-medlemmer som ikke har fått utbetalt lønna i tide, får utbetalt slik rente.

– Uklare rutiner

Jan-Erik Sandlie, assisterende direktør i Kriminalomsorgsdirektoratet, svarer på kritikken mot det nye systemet.

Yngvil Mortensen

yngvil@lomedia.no

•Tillegg og trekk blir tidvis feil, slik at den utbetalte lønna blir feil.

– Som en del av konverteringen av lønnsdataene fra det gamle til det nye systemet, er det enkelte tillegg og trekk som blir feil. Vi er i ferd med å rette opp feilen. Dersom ansatte får for lite lønn som følge av dette, skal det rettes opp.

•Enhetenes lønnsmedarbeidere får ikke lagt inn timer nye vikarer jobber, fordi vikarene ikke er lagt inn i DFØs datasystem.

– Årsaken er en feil i en fil som overføres daglig mellom to datasystemer. Vi vet hvordan vi skal rette feilen, og jobber med dette i disse dager.

•Vikarer "faller ut" av datasystemet.

– Ved overgangen til det nye datasystemet, tok vi ikke med de ansatte som ikke lå aktive i det gamle datasystemet. De må legges inn på nytt i det nye systemet.

•Enhetenes lønnsmedarbeidere sender feilmeldinger til KDI, men feilene blir ikke rettet opp.

– Rutinene for innsending av informasjon fra enhetene til KDI har vært uklare. Vi har derfor sendt ut et informasjonsbrev til enhetene om at all informasjon om lønn skal sendes til lonn@kriminalomsorg.no. På den måten vil man enklere få en oversikt over innkomne meldinger og systematisk behandle og besvare dem.

•Enhetenes lønnsmedarbeidere sender endringsskjemaer om for eksempel permisjoner til KDI, men får ikke tilbakemelding om at endringene er videresendt til DFØ.

– Vi er klar over at enhetene ønsker tilbakemelding på at endringsskjemaer og andre blanketter er saksbehandlet. Økonomienheten skal innarbeide det i sine rutiner.

DFØ skylder på mangler og dårlig kvalitet på bilagene

DFØ hevder 99,3 prosent har fått riktig lønn. – De resterende 0,7 har fått utbetalt forskudd øyeblikkelig etter at feil ble oppdaget. Feilene skyldes manglende bilag eller dårlig kvalitet på innsendt bilag, sier avdelingsdirektør Bjørn Sæstad i lønnsavdelingen i DFØ.

yngvil@lomedia.no

Bjørn Sæstad poengterer at DFØ foretar tillegg og trekk ut fra lister de får fra Kriminalomsorgen. Han sier DFØ har registrert alle bilag som er mottatt innen fristen før kjøring av hovedlønn.

– I 2013 hadde DFØ ingen avvik. Når KDI har valgt å la DFØ levere lønnstjenester, sikrer de dermed at alle ansatte i fremtiden får rett lønn til riktig tid gjennom et svært robust og utprøvd system, sier han.

Vikarproblemene løst.

Til problemene med at lønnsmedarbeidere får ikke lagt inn timer nye vikarer jobber, fordi de ikke er lagt inn i DFØs datasystem, svarer Sæstad følgende:

– Kriminalomsorgens IT-avdeling stoppet overføringen fra vårt lønnssystem til KDIs interne turnussystem i en periode. Denne skal nå være i orden.

At vikarer faller ut av datasystemet viker ulogisk på Sæstad.

– Ingen informasjon som er lagt inn i vårt lønnssystem faller ut av seg selv, sier han.

Omfattende arbeid.

Sæstad poengterer at KDI og DFØ sammen har gjennomført et svært omfattende arbeid. Blant annet har KDI fått nytt lønnssystem og nytt regnskapssystem, samt innført elektronisk faktura og ny standard kontoplan.

– Innføringen har skjedd i tett og god dialog mellom DFØ og KDIs ledelse, sier avdelingsdirektøren.

Ingen avvik i 2013.

DFØ leverer lønnstjenester til 78,8 prosent av alle statlige virksomheter, tilsvarende 170 000 lønns- og trekkoppgaver hver måned.

– Målet er en feilfri leveranse til alle våre kunder. I 2013 hadde DFØ ingen avvik. Når KDI har valgt å la DFØ levere lønnstjenester, sikrer de dermed at alle ansatte i fremtiden får rett lønn til riktig tid gjennom et svært robust og utprøvd system, framhever Sæstad.