Slik kan klubber forebygge underslag:
– Vil man underslå penger, så klarer man å få det til. Spørsmålet er bare hvor lang tid det tar før man blir tatt
Ingen fagforening kan gardere seg 100 prosent mot underslag, mener AOFs Øyvind Hvidsten. Men med gode rutiner i styret kan en gjøre risikoen veldig mye mindre.
Colourbox.com
ragnhild@lomedia.no
Hvidsten er ansvarlig for kurset «Økonomi og styrearbeid» som Studieforbundet AOF tilbyr forbundene som en del av tillitsvalgtopplæringen.
Selv om mange foreninger og klubber har god kontroll på økonomien, skulle han gjerne sett at flere tillitsvalgte hadde fått skolering i god økonomihåndtering.
– Det er nok sånn i mange klubber at økonomien kommer litt i skyggen av andre oppgaver. Mange, særlig små klubber, har ikke dette helt på stell. Men som regel har de små klubbene heller ikke så mye penger i omløp, påpeker han.
Fra tusenlapper til millionbeløp
Det er nemlig stor forskjell på hvor mye penger de ulike klubbene og foreningene administrerer. De aller minste har bare noen tusenlapper på konto. Andre kan ha atskillig mer.
– Det er sjelden kampvotering om kasserer-vervet i fagforeningen. Mange kastes inn i oppgaven uten å ha noen økonomibakgrunn og uten helt å vite hva jobben faktisk går ut på. Det er nok en del som ikke hadde sett for seg at de skal administrere en konto med flere millioner kroner, påpeker Øyvind Hvidsten.
GODE RÅD: – Alle klubber bør ha en kontrollkomité, mener Øyvind Hvidsten i AOF.
Else Sofie Ruud
Han er opptatt av å løfte statusen til kassererne. Samtidig, påpeker Hvidsten, er det svært viktig at kassereren ikke sitter med hele ansvaret alene. Økonomistyringen er hele styret sitt ansvar. Det understreker Hvidsten gang på gang når han holder kurs for fagforeninger og klubber.
Det betyr blant annet at resten av styret bør ha løpende kontroll med økonomistyringen i foreningen. Hans anbefaling er at økonomi er et eget punkt på dagsorden på hvert eneste styremøte. Da bør en gå igjennom om pengene er brukt i henhold til budsjett. Om resten av styret stiller spørsmål og viser at de er opptatt av økonomihåndteringen, kan det virke preventivt, mener Hvidsten.
Må sone 15 måneders fengsel for underslag: Tingretten uforstående til at topptillitsvalgt kunne stjele millioner fra fagforening
Flere bør ha tilgang til kontoen
Hvor strenge krav som stilles til økonomistyringen, vil variere fra forening til forening og fra forbund til forbund. Noen forbund har sentrale vedtekter som stiller detaljerte krav, for eksempel til godkjenning av transaksjoner. Andre har langt færre retningslinjer. Øyvind Hvidsten anbefaler derfor klubbene å gå nøye gjennom vedtektene. Dess vagere vedtektene er, jo større er mulighetene for å underslå penger, mener han.
Da Handel og Kontor avdekket underslag i en av sine foreninger i 2018, var kassereren den eneste som disponerte fagforeningens konti. Det er aldri lurt, påpeker Øyvind Hvidsten. Han mener det alltid bør være minst to personer som har tilgang til foreningenes bankkonti. Videre bør alle transaksjoner godkjennes av to personer. Ifølge Hvidsten bør dette gjelde uansett hvor stort beløpet er.
Kontrollkomite og revisor
En god forsikring er det også å skaffe seg en vaktbikkje. Øyvind Hvidsten mener alle klubber bør ha en kontrollkomite som er valgt av årsmøtet. Kontrollkomiteens jobb er å holde et øye med økonomistyringen, ta stikkprøver på bilag og gå grundig igjennom regnskapet før årsmøtet. Fordi kontrollkomiteen har en så viktig jobb, bør «vaktbikkja» kurses i økonomistyring og regnskap på lik linje med resten av styret.
– Hvis en skal oppdage underslag, hva konkret bør en se etter?
– Generelt bør en kontrollere om pengene er brukt i henhold til budsjett og handlingsplan. Ellers bør en være særlig oppmerksom dersom det er mange overføringer til én bestemt konto, enten det er små eller store beløp.
Mindre klubber og foreninger har ingen lovpålagt plikt til å ha en ekstern revisor. Hvis det er mye midler i omløp, kan det likevel være klokt å skaffe seg en revisor, mener Øyvind Hvidsten. Er beløpene mindre, kan kontrollkomiteen fylle mye av revisors funksjon, påpeker han.
Slik kan klubben forebygge underslag
• Klubbens økonomi er hele klubbstyrets ansvar, og ikke noe kasserer skal styre alene.
• Gjør dere kjent med hva som står i vedtektene. Mange forbund har klare krav til hvordan klubbene skal styre sin økonomi.
• Klubben bør ha en egen bankkonto, og det bør være minst to personer som har tilgang til denne bankkontoen.
• Økonomi bør være et eget punkt på dagsorden på hvert eneste styremøte. Gå igjennom om pengene er brukt i henhold til budsjett.
• Alle klubber bør velge en kontrollkomité. Kontrollkomiteen bør gå nøye gjennom regnskapet, følge med på banktransaksjonene og ta stikkprøver på bilag.
• Sørg for at alle transaksjoner godkjennes av minst to personer. Dette er særlig viktig ved overføringer til tillitsvalgtes egne konti.
• Alle klubber og foreninger som har mye midler i omløp, bør ha en regnskapsfører/revisor.
• Sørg for at hele styret får nødvendig skolering i økonomistyring.
Kilde: AOF
Forebyggende råd fra SpareBank 1
• Det er viktig å ha kontroll på hvem som har tilgang til kontoer og kan gjøre betalinger. Sørg for å holde en oversikt over brukere og disponenter, og oppdater denne jevnlig for å unngå at det ligger igjen gamle disponenter på en konto. Ha gode rutiner for å slette disponenter som slutter.
• Ikke benytt privat nettbank. Bruk heller nettbank for bedrifter. Der er det mulig å ha to godkjennere for å autorisere betalinger.
• Det kan være lurt å ha forskjellige personer som disponenter for forskjellige kontoer. Driftskonto kan for eksempel disponeres av kasserer, mens sparekonto disponeres av en gruppe – slik at man må være to personer for å belaste denne kontoen.
• Legg inn beløpsbegrensninger på kort, nettbank og mobilbank.
Sparebank 1: Ingen skal sitte med kontrollen alene
– Det er lett å tenke at det enkleste er at kasserer oppretter en konto i eget navn, men privat nettbank er fy-fy, sier Arve Knudsen, banksjef i Sparebank 1 Østlandet.
Alle fagforeninger og klubber bør bruke nettbank bedrift, er den soleklare beskjeden fra Sparebank 1 som er bankforbindelsen til mange forbund og foreninger i LO. Bedriftsløsningen gjør det mulig å legge inn kontrollmekanismer og tekniske begrensninger på uttak og betalinger.
Sparebank 1 anbefaler at betalinger godkjennes av to personer, og at det legges inn beløpsgrenser på kortuttak og betalinger med nettbank og mobil.
– Eventuelt kan en ha enkel godkjenning på driftskonto og dobbel på sparekonto, sier Arve Knudsen.
Han mener det for mange fagforeninger vil være en god løsning å ha egen konto for kortbetaling som kan etterfylles ved behov.
Dersom foreningen vil at hele styret skal kunne holde oversikten med økonomien, men ikke ønsker for mange disponenter i nettbanken, kan en legge inn brukere med ulike rettigheter. Noen kan for eksempel bare ha lesetilgang, mens andre kan ha mulighet for å registrere eller godkjenne betalinger, påpeker Knudsen.
Nylig har banken også tilrettelagt for en «dobbel administrator»-funksjon i nettbanken, slik at én administrator ikke kan legge til brukere eller rettigheter alene.
Flere saker
Slik kan klubben forebygge underslag
• Klubbens økonomi er hele klubbstyrets ansvar, og ikke noe kasserer skal styre alene.
• Gjør dere kjent med hva som står i vedtektene. Mange forbund har klare krav til hvordan klubbene skal styre sin økonomi.
• Klubben bør ha en egen bankkonto, og det bør være minst to personer som har tilgang til denne bankkontoen.
• Økonomi bør være et eget punkt på dagsorden på hvert eneste styremøte. Gå igjennom om pengene er brukt i henhold til budsjett.
• Alle klubber bør velge en kontrollkomité. Kontrollkomiteen bør gå nøye gjennom regnskapet, følge med på banktransaksjonene og ta stikkprøver på bilag.
• Sørg for at alle transaksjoner godkjennes av minst to personer. Dette er særlig viktig ved overføringer til tillitsvalgtes egne konti.
• Alle klubber og foreninger som har mye midler i omløp, bør ha en regnskapsfører/revisor.
• Sørg for at hele styret får nødvendig skolering i økonomistyring.
Kilde: AOF
Forebyggende råd fra SpareBank 1
• Det er viktig å ha kontroll på hvem som har tilgang til kontoer og kan gjøre betalinger. Sørg for å holde en oversikt over brukere og disponenter, og oppdater denne jevnlig for å unngå at det ligger igjen gamle disponenter på en konto. Ha gode rutiner for å slette disponenter som slutter.
• Ikke benytt privat nettbank. Bruk heller nettbank for bedrifter. Der er det mulig å ha to godkjennere for å autorisere betalinger.
• Det kan være lurt å ha forskjellige personer som disponenter for forskjellige kontoer. Driftskonto kan for eksempel disponeres av kasserer, mens sparekonto disponeres av en gruppe – slik at man må være to personer for å belaste denne kontoen.
• Legg inn beløpsbegrensninger på kort, nettbank og mobilbank.
